W opracowaniu materiałów archiwalnych (także nagrań) poszczególne etapy różnią się celem i zakresem czynności. Odpowiedź "Systematyzacji" wskazuje etap, w którym nadaje się materiałom logiczny porządek i układ (np. według przyjętego schematu klasyfikacyjnego, chronologii, tematyki, serii lub innych zasad obowiązujących w danym zespole/zbiorze). To przede wszystkim praca nad strukturą i rozmieszczeniem jednostek, tak aby zasób był spójny i łatwy do późniejszego wyszukiwania.
Odpowiedź "Inwentaryzacji" jest błędna, ponieważ inwentaryzacja odnosi się do ewidencjonowania i sporządzenia spisu/inwentarza: ustala się, co dokładnie wchodzi w skład zasobu (liczba i rodzaj jednostek), identyfikuje elementy oraz rejestruje je w ewidencji. To nie jest to samo co układanie materiału w system (systematyzowanie).
Odpowiedź "Katalogowania" nie pasuje, gdyż katalogowanie dotyczy tworzenia opisów (np. kart/rekordów, metadanych, pól opisu) umożliwiających wyszukiwanie informacji o nagraniu. Może być wykonywane po uporządkowaniu, ale jego istotą jest opis informacyjny, a nie nadanie układu całemu zbiorowi.
Odpowiedź "Kwalifikacji" jest nieprawidłowa, ponieważ kwalifikacja archiwalna polega na ocenie wartości dokumentacji i podjęciu decyzji o jej dalszym losie (przechowywanie jako archiwalia albo brakowanie/okres przechowywania). To inny typ decyzji niż porządkowanie czy opis.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli fragment w ramce mówi o porządkowaniu według układu, grupowaniu, przyporządkowaniu do serii/klas albo ustawianiu w kolejności – najczęściej chodzi o systematyzację. Jeśli mowa o spisie i rejestrze – to inwentaryzacja; jeśli o opisie pól, rekordach i metadanych – katalogowanie; jeśli o wartości i selekcji – kwalifikacja.
