Instrukcja kancelaryjna to wewnętrzny dokument organizacyjny, który porządkuje pracę kancelarii i sposób postępowania z pismami w toku załatwiania spraw. Jej sens polega na tym, aby w całej jednostce jednolicie wykonywać czynności związane z obiegiem korespondencji i dokumentowaniem przebiegu spraw.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "Przechowywania dokumentacji oraz prowadzenia jej ewidencji." Taki zakres dotyczy przede wszystkim etapu po zakończeniu bieżącego obiegu spraw, czyli obszaru pracy archiwum zakładowego (porządkowanie, przechowywanie, ewidencjonowanie dokumentacji, przygotowanie do brakowania lub przekazania).
Pozostałe odpowiedzi opisują typowe elementy procedur kancelaryjnych:
- "Rejestracji spraw i sposobu ich dokumentowania." – to sedno instrukcji kancelaryjnej, bo określa, jak zakłada się sprawę, jak się ją rejestruje i jakie dokumenty tworzą akta sprawy.
- "Przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek." – to klasyczny początek obiegu korespondencji wpływającej, który w instrukcjach bywa opisany krok po kroku.
- "Akceptacji, podpisywania i wysyłania pism." – to końcowe etapy obiegu pisma wychodzącego oraz odpowiedzialność za zatwierdzenie treści i prawidłową wysyłkę.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz w odpowiedzi słowa typu "przechowywanie", "ewidencja (archiwalna)", "archiwum", sprawdź, czy pytanie dotyczy kancelarii (bieżący obieg spraw), czy archiwum zakładowego (postępowanie z dokumentacją po zakończeniu sprawy). To pomaga uniknąć mylenia zakresów dokumentów normatywnych.
