Karta udostępnienia akt (często spotykana także jako rewers) jest dokumentem ewidencyjnym. Jej podstawowym celem jest udokumentowanie operacji udostępnienia: jakie akta zostały wydane do wglądu, komu, kiedy i na jakiej podstawie (upoważnienie), aby można było je bezpiecznie rozliczyć i odzyskać.
Dlatego typowe informacje na takiej karcie koncentrują się na dwóch obszarach:
- Identyfikacja udostępnianych akt – np. tytuł udostępnianych akt (często również sygnatura lub inne oznaczenie jednostki), aby nie było wątpliwości, co zostało wydane.
- Identyfikacja użytkownika i odpowiedzialności – np. nazwisko osoby upoważnionej do korzystania z akt, co pozwala wskazać, kto faktycznie korzystał z dokumentacji.
- Pochodzenie akt – np. nazwa komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta, co ułatwia przypisanie dokumentacji do właściwego wytwórcy i porządkowanie zasobu.
Informacja "kategoria dokumentacji" (czyli kwalifikacja archiwalna) jest ważna w zarządzaniu dokumentacją, ale pełni inną rolę: dotyczy zasad przechowywania i kwalifikowania dokumentacji. Nie jest to element niezbędny do samej ewidencji udostępnienia i w wielu praktycznych wzorach kart nie występuje jako wymagane pole.
Pozostałe propozycje odpowiedzi pasują do funkcji karty udostępnienia: "tytuł udostępnianych akt" identyfikuje przedmiot udostępnienia, "nazwa komórki, która wytworzyła akta" opisuje pochodzenie, a "nazwisko osoby upoważnionej" zapewnia rozliczalność i kontrolę dostępu. W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać zasadę: karta udostępnienia odpowiada na pytania co udostępniono i komu udostępniono, a nie na pytanie jak sklasyfikowano dokumentację.
