W spisie zdawczo-odbiorczym dokumentów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego ujmuje się takie informacje, które pozwalają zidentyfikować pozycję w spisie oraz opisać przekazywaną sprawę lub dokument w sposób umożliwiający kontrolę kompletności i jednoznaczne przyjęcie materiałów.
Informacja "znak teczki" odnosi się do oznaczenia teczki (jednostki akt) w systemie teczkowym, kojarzonym przede wszystkim z tradycyjnym porządkowaniem dokumentacji w teczkach. W przypadku elektronicznych dokumentów archiwalnych przekazywanych w postaci elektronicznej, taki element nie jest typowym polem spisu dla e-dokumentów, ponieważ spis koncentruje się na opisie spraw/dokumentów i ich atrybutach, a nie na oznaczeniu fizycznej teczki.
Dlatego odpowiedź "znaku teczki" jest poprawna jako informacja, której nie zamieszcza się w tym rodzaju spisu.
Pozostałe propozycje są logicznie związane z ewidencją spisu:
- "tytułu sprawy" – tytuł jest podstawowym elementem opisu sprawy, pomaga ją rozpoznać i odróżnić od innych pozycji o podobnych datach czy sygnaturach.
- "liczby porządkowej" – numer porządkowy porządkuje spis i pozwala jednoznacznie odwoływać się do konkretnej pozycji w wykazie.
- "liczby dokumentów w sprawie" – informacja o liczbie dokumentów wspiera kontrolę kompletności przekazywanego materiału (czy przekaz obejmuje całość danej sprawy).
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać zasadę: w spisach dla e-dokumentów dominują dane identyfikujące i opisowe (pozycja w spisie, opis sprawy, miary kompletności), natomiast oznaczenia typowe dla teczek jako nośników/pojemników akt nie zawsze są adekwatne.
