Sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego przekazywane do archiwum państwowego ma pokazać, jak archiwum wykonuje swoje zadania i w jakich warunkach zabezpiecza dokumentację. Z tego powodu obejmuje przede wszystkim informacje związane z gospodarką dokumentacją oraz obsługą użytkowników akt.
Informacja "Ilości wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej" pasuje do sprawozdania, ponieważ brakowanie jest jedną z kluczowych czynności archiwum zakładowego i odzwierciedla realną pracę z dokumentacją (selekcja i wycofywanie akt kategorii niearchiwalnej zgodnie z zasadami obowiązującymi w jednostce).
"Opis lokalu archiwum zakładowego" również jest typowym elementem, bo warunki lokalowe wpływają na bezpieczeństwo przechowywania (np. możliwość właściwego składowania, organizacja przestrzeni, zabezpieczenie przed zniszczeniem). Dla nadzoru archiwalnego jest to istotne, bo pozwala ocenić, czy dokumentacja jest przechowywana prawidłowo.
"Ilości dokumentacji udostępnionych lub wypożyczonych" odnosi się do realizacji podstawowej funkcji archiwum: udostępniania akt uprawnionym osobom/komórkom. Dane liczbowe o udostępnieniach pokazują obciążenie pracą i sposób korzystania z zasobu.
Natomiast "Informacji o kontrolach zewnętrznych w jednostce" nie ujmuje się w takim sprawozdaniu, ponieważ dotyczy to kontroli całej instytucji (np. różnych obszarów jej działalności), a nie działalności archiwum zakładowego jako komórki prowadzącej archiwum. W sprawozdaniu raportuje się to, co archiwum robi i w jakich warunkach działa, a nie pełny przegląd zewnętrznych kontroli jednostki.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie brzmi "czego nie zamieszcza się w sprawozdaniu z działalności archiwum", wybieraj element najbardziej "ogólnounitarny", niezwiązany bezpośrednio z pracą archiwum, a odrzucaj pozycje dotyczące brakowania, lokalu i udostępniania.
