W trakcie realizacji imprezy turystycznej rezydent (przedstawiciel organizatora na miejscu) pracuje na dokumentach "operacyjnych", czyli takich, które pozwalają zrealizować usługę u kontrahenta i jednocześnie stanowią podstawę do późniejszego rozliczenia. Do tej grupy należą m.in. vouchery, listy uczestników czy potwierdzenia rezerwacji.
Odpowiedź "Voucher zbiorczy na imprezę fakultatywną" jest właściwa, bo wycieczki fakultatywne są sprzedawane i koordynowane na miejscu, a voucher (także w wariancie zbiorczym dla grupy) pełni funkcję potwierdzenia zamówienia/świadczenia i dokumentu do rozliczeń z lokalnym organizatorem atrakcji.
Pozostałe propozycje odnoszą się do dokumentów typowych dla zaplecza księgowego organizatora, a nie dla pracy rezydenta w destynacji:
- "Fakturę – procedura marży dla biur podróży" – faktura i sposób jej wystawienia to element rozliczeń podatkowo-księgowych realizowanych przez biuro; rezydent co do zasady nie prowadzi ewidencji w tej formie w trakcie imprezy.
- "Zestawienie kosztów i wpływów za imprezę" – to dokument podsumowujący, sporządzany najczęściej po zakończeniu działań (do rozliczenia imprezy), a nie dokument "do noszenia" i okazywania kontrahentom podczas realizacji świadczeń.
- "Dowody KP za wpłaty za imprezę turystyczną" – KP jest dokumentem kasowym, typowym dla prowadzenia kasy w jednostce; w praktyce terenowej częściej spotyka się rejestry/raporty i potwierdzenia sprzedaży, natomiast KP wiąże się z obsługą kasową biura.
Wskazówka egzaminacyjna: zwracaj uwagę na sformułowanie "w trakcie realizacji". Jeśli pytanie dotyczy działań "na miejscu", najczęściej chodzi o dokumenty operacyjne (voucher, lista, polisa), a nie o dokumenty księgowe tworzone w centrali.
