Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - STYCZEŃ 2024



PYTANIE NR 14.
Który dokument jest niezbędną pomocą kancelaryjną przy zakładaniu teczek akt spraw?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Jednolity rzeczowy wykaz akt jest podstawową pomocą kancelaryjną do zakładania teczek spraw, bo wskazuje klasy (symbole) i hasła, według których grupuje się dokumentację oraz przypisuje kategorię archiwalną. Schemat organizacyjny i rejestry nie służą do klasyfikacji teczek.

Pełne wyjaśnienie:

Przy zakładaniu teczek akt spraw kluczowe jest przypisanie sprawie właściwego miejsca w systemie klasyfikacji dokumentacji. Taką funkcję spełnia Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) – stanowi on wykaz haseł (klas) i symboli klasyfikacyjnych, według których w jednostce porządkuje się dokumentację. W praktyce to właśnie na podstawie JRWA dobiera się symbol klasyfikacyjny dla teczki oraz powiązane informacje (np. kategoria archiwalna), co umożliwia jednolity sposób prowadzenia akt w całej instytucji.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?

  • Schemat organizacyjny opisuje strukturę jednostki (komórki organizacyjne i podległość). Może pomagać ustalić, kto prowadzi dane sprawy, ale nie jest narzędziem do klasyfikowania i zakładania teczek według haseł rzeczowych.
  • Rejestr korespondencji służy do ewidencjonowania wpływów i wysyłek (rejestrowania pism), a nie do tworzenia teczek akt spraw według jednolitych klas rzeczowych. Rejestr może być elementem obsługi obiegu pism, lecz nie zastępuje klasyfikacji.
  • Instrukcja obiegu dokumentacji księgowej dotyczy wąskiego obszaru (procedur finansowo-księgowych). Nawet jeśli reguluje obieg określonych dokumentów, nie pełni roli uniwersalnej pomocy kancelaryjnej do zakładania teczek akt spraw w całej jednostce.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy zakładania teczek, szukaj narzędzia, które daje klasyfikację rzeczową i porządkuje akta według tematów – tym narzędziem jest JRWA.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)?
JRWA to uporządkowany wykaz klas rzeczowych dokumentacji (haseł i symboli), według których w jednostce grupuje się sprawy i zakłada teczki. Ułatwia jednolite nazewnictwo, klasyfikację i przypisanie dokumentacji do właściwych obszarów działalności.
Jak JRWA pomaga przy zakładaniu teczki akt sprawy?
JRWA pozwala dobrać właściwe hasło i symbol klasyfikacyjny dla sprawy, czyli wskazuje, do jakiej teczki powinna trafić dokumentacja. Dzięki temu akta są porządkowane konsekwentnie, a późniejsze wyszukiwanie i przekazywanie do archiwum jest prostsze.
Dlaczego rejestr korespondencji nie jest pomocą do zakładania teczek?
Rejestr korespondencji służy przede wszystkim do ewidencji pism (wpływów i wysyłek), czyli rejestrowania zdarzeń obiegu dokumentów. Nie dostarcza klasyfikacji rzeczowej ani zasad doboru symbolu teczki, więc nie zastępuje JRWA przy zakładaniu teczek spraw.
Co oznacza "pomoc kancelaryjna" w archiwistyce zakładowej?
Pomoc kancelaryjna to dokument, wykaz lub narzędzie organizacyjne wspierające prowadzenie kancelarii i akt spraw (np. klasyfikację, ewidencję, opis). Jej celem jest ujednolicenie pracy z dokumentacją i zapewnienie, że akta będą prowadzone według ustalonych zasad.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy wyborze pomocy kancelaryjnej na egzaminie?
Najczęstszy błąd to mylenie narzędzi ewidencyjnych (rejestry) z narzędziami klasyfikacyjnymi (JRWA). Uczniowie wybierają dokument "z obiegu pism", bo brzmi znajomo, zamiast wskazać wykaz, który realnie służy do tworzenia i opisywania teczek.
Jak odróżnić schemat organizacyjny od JRWA w praktyce kancelarii?
Schemat organizacyjny pokazuje strukturę jednostki (kto komu podlega, jakie są komórki). JRWA porządkuje dokumentację według tematów/spraw (jak grupować akta). Jeśli pytanie dotyczy teczek i klasyfikacji rzeczowej, właściwy będzie JRWA, nie schemat.
Kiedy tworzy się nową teczkę akt spraw, a kiedy dopisuje do istniejącej?
Nową teczkę zakłada się, gdy rozpoczyna się nowy zbiór spraw dla danego symbolu/hasła (np. nowy rok, nowy zakres, zapełnienie teczki lub odrębny temat). Do istniejącej dopisuje się dokumenty należące do tego samego symbolu klasyfikacyjnego i zakresu rzeczowego.
Jakie informacje zwykle wynikają z JRWA przy doborze teczki?
Z JRWA zwykle odczytuje się symbol klasyfikacyjny oraz nazwę hasła (temat teczki). W wielu rozwiązaniach kancelaryjnych JRWA wiąże też sprawy z zasadami porządkowania dokumentacji, co ułatwia poprawne prowadzenie teczek i ich późniejsze przekazywanie do archiwum.
Czy instrukcja obiegu dokumentacji księgowej może zastąpić JRWA?
Nie. Instrukcja obiegu dokumentacji księgowej opisuje procedury dla dokumentów finansowych (kto zatwierdza, gdzie trafia dokument), ale nie jest uniwersalnym narzędziem klasyfikacji rzeczowej całej dokumentacji jednostki. Do zakładania teczek spraw potrzebne jest narzędzie klasyfikacyjne, czyli JRWA.
Jak przygotować się do pytań o JRWA na egzaminie technika archiwisty?
Warto nauczyć się, do czego służy JRWA, jak odróżnić klasyfikację od ewidencji i jak łączy się to z zakładaniem teczek akt spraw. Ćwicz rozpoznawanie, czy pytanie dotyczy "porządkowania według tematów" (JRWA) czy "rejestrowania wpływu" (rejestry).
info

Statystycznie 62% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

W praktyce zawodowej kluczowe jest to, że schemat organizacyjny i rejestry nie służą do klasyfikacji teczek.

Materiały:

  • Podręczniki i skrypty z zakresu kancelarii i archiwistyki zakładowej (temat: JRWA, teczki akt spraw, klasyfikacja)
  • Materiały szkoleniowe jednostek wdrażających system kancelaryjny (moduł: klasyfikacja i zakładanie teczek)
  • Słowniki/kompendia terminów archiwalnych (hasła: JRWA, teczka akt, pomoc kancelaryjna)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego