W pracy recepcji trzeba rozróżnić dokumenty dla gościa od dokumentów roboczych recepcji. Gość oczekuje jasnej informacji, czy rezerwacja została przyjęta, na jaki termin, dla ilu osób, w jakiej cenie i na jakich warunkach (np. zasady anulacji, godziny doby hotelowej). Tę funkcję spełnia "Potwierdzenie rezerwacji" – jest to typowy dowód/komunikat dla klienta, że rezerwacja istnieje.
"Grafik rezerwacji" służy przede wszystkim do planowania i kontroli dostępności jednostek mieszkalnych (obłożenia) w czasie. Jest narzędziem operacyjnym obiektu i nie pełni roli dokumentu przekazywanego gościowi jako potwierdzenie zawarcia ustaleń.
"Formularz rezerwacji" to najczęściej druk lub układ danych używany do zebrania informacji potrzebnych do założenia rezerwacji (dane gościa, termin, preferencje). Sam formularz nie musi oznaczać, że rezerwacja została już potwierdzona – może być jedynie wnioskiem lub zapisem zgłoszenia.
"Karta rezerwacji" bywa elementem wewnętrznej dokumentacji (papierowej lub elektronicznej) opisującym rezerwację w systemie/teczce recepcji. Jej celem jest ewidencja i organizacja pracy, a nie komunikat dla klienta. Dlatego, jeśli pytanie dotyczy potwierdzenia dla gościa, właściwy jest dokument nazwany wprost potwierdzeniem rezerwacji.
Wskazówka egzaminacyjna: w treści zwracaj uwagę na to, kto jest odbiorcą dokumentu (gość czy personel) oraz jaka jest jego funkcja (informacja zwrotna vs. ewidencja i planowanie).
