W recepcji hotelowej funkcjonuje kilka typowych dokumentów, które łatwo pomylić, jeśli patrzy się tylko na to, że "są na nich dane gościa". Kluczowe jest rozróżnienie etapu obsługi i funkcji dokumentu.
Karta rezerwacji jest dokumentem, na którym zapisuje się ustalenia dotyczące rezerwacji: okres pobytu (daty), liczbę osób, typ pokoju/łóżek, ewentualne usługi dodatkowe, sposób gwarancji (np. zaliczka) oraz dane kontaktowe osoby rezerwującej. Taki druk wspiera przyjęcie i obsługę rezerwacji jeszcze przed przyjazdem gościa oraz ułatwia późniejsze przygotowanie meldunku.
Karta pobytu dotyczy zwykle etapu pobytu i zameldowania: to dokument powiązany z pobytem konkretnego gościa w obiekcie, często używany do ewidencji pobytu i rozliczeń. Nawet jeśli część pól może się powtarzać (imię i nazwisko, daty), cel jest inny: pobyt, a nie samo przyjęcie rezerwacji.
Grafik obłożenia pokoi (plan obłożenia) ma charakter zbiorczy: pokazuje zajętość wielu pokoi w czasie, a nie opis jednej rezerwacji na oddzielnym formularzu. To narzędzie planistyczne dla recepcji i służby pięter.
Potwierdzenie rezerwacji jest komunikatem przekazywanym gościowi (np. e-mail/druk informacyjny) potwierdzającym przyjęcie rezerwacji i jej warunki. Nie jest to "karta" wykorzystywana do ewidencjonowania rezerwacji jako dokument roboczy recepcji, tylko forma przekazania informacji klientowi.
Na egzaminie najlepiej najpierw odpowiedzieć sobie na pytanie: czy dokument służy do zapisania rezerwacji jednej osoby/rodziny, czy do planowania obłożenia całego obiektu, czy do obsługi pobytu po przyjeździe, czy do komunikacji z gościem? Dopiero potem dopasować nazwę dokumentu.
