Na etapie przygotowania imprezy turystycznej powstają dokumenty, które są potrzebne przed rozpoczęciem realizacji i pomagają zorganizować świadczenia oraz pracę osób obsługujących wyjazd. Do takich dokumentów należy lista uczestników imprezy – pozwala ustalić, kto bierze udział w imprezie, w jakiej liczbie i z jakimi danymi niezbędnymi do przygotowania usług (np. przydział miejsc, kompletowanie rezerwacji, przygotowanie materiałów dla pilota).
Odpowiedź "Lista uczestników imprezy" jest więc trafna, bo stanowi typowy dokument operacyjny w fazie przygotowawczej i jest wykorzystywana także tuż przed rozpoczęciem wyjazdu oraz w trakcie realizacji.
Pozostałe odpowiedzi odnoszą się do etapów, które w praktyce występują po realizacji albo w ramach rozliczeń:
- "Zestawienie wpływów i kosztów" – dotyczy rozliczenia finansowego (podsumowania), które zwykle zamyka imprezę i służy ocenie wyniku oraz sprawozdawczości.
- "Rozliczenie funduszu awaryjnego" – jest czynnością rozliczeniową; można planować fundusz wcześniej, ale jego rozliczenie następuje po wykorzystaniu środków, a więc typowo po imprezie.
- "Sprawozdanie merytoryczne pilota wycieczek" – z natury jest sprawozdaniem z przebiegu realizacji, więc powstaje po zakończeniu imprezy.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się etap "podczas przygotowania", szukaj dokumentów planistycznych i organizacyjnych (listy, harmonogramy, karty usług), a nie rozliczeń i sprawozdań.
