W procesie zaopatrzenia jednym z pierwszych kroków jest rozpoznanie rynku, czyli sprawdzenie, co i na jakich warunkach mogą dostarczyć potencjalni dostawcy. Do tego celu stosuje się zapytanie o ofertę (w praktyce często nazywane też zapytaniem ofertowym). Taki dokument inicjuje kontakt handlowy i pozwala zebrać porównywalne informacje o: dostępnych pozycjach asortymentu, cenach, terminach realizacji, warunkach dostawy oraz warunkach płatności.
Odpowiedź "zamówienie" jest nieprawidłowa, bo zamówienie składa się wtedy, gdy kupujący wybrał już dostawcę i warunki, a jego celem jest uruchomienie realizacji dostawy (to krok "po" etapie zbierania ofert). Wysłanie zamówienia nie służy orientacji w rynku, tylko realizacji zakupu.
Odpowiedź "ofertę" jest nieprawidłowa, ponieważ oferta jest dokumentem przygotowywanym przez dostawcę (sprzedającego) jako propozycja sprzedaży na określonych warunkach. Kupujący nie "kieruje oferty do dostawców", tylko prosi o jej przedstawienie.
Odpowiedź "pismo informacyjne" również nie pasuje do celu pytania. Pismo informacyjne może przekazywać informacje organizacyjne lub ogólne, ale nie jest standardowym narzędziem pozyskiwania i porównywania warunków handlowych w zakupach.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawiają się sformułowania "zorientować się", "porównać ceny i warunki", "poznać ofertę rynkową", to zwykle chodzi o etap zapytania, a nie o etap zamówienia.
