Skontrum w archiwum zakładowym to czynność kontrolna polegająca na sprawdzeniu zgodności stanu faktycznego zasobu (teczek, jednostek archiwalnych) ze stanem wynikającym z ewidencji archiwum zakładowego. Ponieważ jest to element organizacji i prowadzenia archiwum, jego tryb i przebieg powinien wynikać z dokumentu, który opisuje zasady działania archiwum zakładowego w danej jednostce.
Takim dokumentem jest "Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego", nazywana często instrukcją archiwalną. To ona w praktyce porządkuje kwestie: odpowiedzialności, obiegu dokumentacji do archiwum, ewidencjonowania, udostępniania oraz działań kontrolnych, do których zalicza się skontrum.
Pozostałe odpowiedzi są mniej trafne, ponieważ dotyczą innych obszarów:
- "Regulamin prac inwentaryzacyjnych" może odnosić się do inwentaryzacji majątku lub innych zasobów, ale nie jest typowym dokumentem właściwym dla procedur skontrum zasobu archiwalnego w archiwum zakładowym.
- "Regulamin organizacji pracy kancelaryjnej i sekretariatów" dotyczy głównie obsługi korespondencji i organizacji pracy kancelarii/sekretariatu. To obszar poprzedzający archiwum zakładowe, więc zwykle nie opisuje szczegółowo procedur skontrum zasobu archiwum.
- "Jednolity rzeczowy wykaz akt" (JRWA) jest narzędziem klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej, pomocnym przy porządkowaniu dokumentacji i nadawaniu kategorii archiwalnych, ale nie stanowi instrukcji opisującej procedurę przeprowadzenia skontrum.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy procedur pracy archiwum zakładowego (kto, kiedy, jak, na jakich formularzach), najczęściej właściwym dokumentem jest instrukcja organizacji i działania archiwum zakładowego, a nie JRWA ani regulamin kancelarii.
