W praktyce pracy recepcji (zwłaszcza przy obsłudze grup) rozliczenie po zakończeniu pobytu powinno opierać się na dokumencie, który jednoznacznie potwierdza wykonanie usługi i stanowi podstawę do zapłaty przez płatnika (np. firmę, organizatora, instytucję) w formie przelewu. Takim dokumentem jest faktura – wystawiana po zrealizowaniu świadczenia, z danymi nabywcy i kwotą do zapłaty.
Odpowiedź "Faktura pro forma" jest nieprawidłowa, ponieważ pro forma jest w praktyce dokumentem ofertowym lub informacyjnym: pokazuje przewidywane koszty, by uzgodnić warunki i dane do faktury właściwej, ale nie powinna zastępować rozliczenia po wykonaniu usługi.
"Rachunek wstępny" również ma charakter orientacyjny i służy raczej do przedstawienia planowanych kosztów lub rozliczeń przed ostatecznym zamknięciem pobytu (np. do akceptacji). Po zakończeniu pobytu potrzebny jest dokument ostateczny.
"Nota obciążeniowa" bywa wykorzystywana do obciążeń o innym charakterze (np. korekty, kary umowne, dodatkowe obciążenia zależnie od procedur), ale w typowym scenariuszu rozliczenia usługi hotelowej po pobycie nie jest podstawowym dokumentem sprzedażowym przekazywanym do płatności przelewem.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "po zakończeniu pobytu" i "w celu dokonania płatności", zwykle chodzi o dokument końcowy potwierdzający wykonanie usługi, a nie dokument wstępny.
