Podczas inwentaryzacji towarów w magazynie metodą spisu z natury komisja inwentaryzacyjna musi na bieżąco dokumentować to, co faktycznie znajduje się na stanie. Takim dokumentem roboczym i jednocześnie dowodowym jest arkusz spisu z natury. To w nim zapisuje się m.in. nazwę towaru, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu oraz uwagi (np. o jakości czy uszkodzeniach). Arkusz jest więc bezpośrednim zapisem wyniku liczenia/ważenia/mierzenia w magazynie.
Odpowiedź "Plan inwentaryzacji" jest nieprawidłowa, bo plan ma charakter organizacyjno-przygotowawczy: określa harmonogram, zakres, zespoły spisowe i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. Nie jest jednak dokumentem, na którym zapisuje się faktycznie policzone ilości towarów.
Odpowiedź "Potwierdzenie zgodności sald" dotyczy zwykle uzgadniania rozrachunków (np. z kontrahentami) i jest związana z metodą potwierdzenia sald, a nie z fizycznym spisem zapasów w magazynie. Dlatego nie pasuje do pytania o inwentaryzację towarów.
Odpowiedź "Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych" pojawia się na etapie opracowania wyników: porównuje się stany z arkuszy spisu z ewidencją i wylicza różnice (niedobory, nadwyżki). To dokument podsumowujący po spisie, a nie podstawowy druk wypełniany przez komisję w trakcie liczenia towarów.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać kolejność: przygotowanie (plan), wykonanie (arkusz spisu z natury), rozliczenie (zestawienie różnic i decyzje o ujęciu w ewidencji).
