KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2013

Dokumentem, który bezpośrednio normuje pracę archiwum zakładowego, jest Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. To w niej opisuje się, jak archiwum zakładowe ma być zorganizowane i jak ma działać w praktyce: jakie ma zadania, w jaki sposób przejmuje dokumentację z komórek organizacyjnych, jak prowadzi ewidencję, jak zapewnia przechowywanie i ochronę akt oraz na jakich zasadach udostępnia dokumentację uprawnionym osobom.

Pozostałe propozycje brzmią wiarygodnie, ale dotyczą innego poziomu regulacji lub innego etapu obiegu dokumentacji:

• Regulamin organizacyjny opisuje strukturę i funkcjonowanie całej jednostki (np. komórki organizacyjne, zakresy zadań), a nie szczegółowe zasady pracy archiwum zakładowego.
• Jednolity rzeczowy wykaz akt jest narzędziem klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji (porządkuje sprawy w klasy, wiąże je z kategoriami archiwalnymi), ale sam w sobie nie stanowi instrukcji organizacji pracy archiwum zakładowego.
• Instrukcja kancelaryjna reguluje pracę kancelarii i sposób postępowania z dokumentacją w toku jej wytwarzania i załatwiania spraw (rejestrowanie, dekretacja, obieg), czyli etap wcześniejszy niż przekazanie do archiwum zakładowego.

Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: instrukcja kancelaryjna dotyczy tworzenia i obiegu dokumentów w kancelarii, wykaz akt dotyczy ich klasyfikacji, a instrukcja archiwum zakładowego dotyczy tego, co dzieje się z dokumentacją po przekazaniu jej do archiwum zakładowego.