W jednostce organizacyjnej dokumentem, który normuje sposób postępowania z dokumentacją od momentu jej wpływu (np. korespondencji przychodzącej) aż do etapu, gdy staje się częścią zasobu w archiwum zakładowym, jest instrukcja kancelaryjna. To ona opisuje "krok po kroku" czynności kancelaryjne: przyjmowanie i otwieranie przesyłek (o ile dotyczy), rejestrację, dekretację, obieg, zakładanie i prowadzenie spraw, tworzenie akt spraw oraz przygotowanie materiałów do przekazania do archiwum zakładowego.
Odpowiedź "Jednolity rzeczowy wykaz akt" jest częstą pułapką, bo JRWA jest silnie powiązany z archiwistyką. Jednak JRWA pełni przede wszystkim funkcję klasyfikacyjną i kwalifikacyjną: porządkuje dokumentację według haseł rzeczowych, pomaga nadać znak sprawy i wskazuje kategorie archiwalne. Nie zastępuje instrukcji kancelaryjnej jako opisu procedur obiegu dokumentów.
"Regulamin organizacyjny" określa najczęściej zasady organizacji pracy jednostki, kompetencje i zadania komórek/stanowisk, a nie szczegółowe czynności kancelaryjne związane z rejestracją i prowadzeniem spraw.
"Schemat organizacyjny" (struktura organizacyjna) przedstawia zależności służbowe i podział na komórki, ale nie jest instrukcją postępowania z dokumentacją. Dlatego właściwym wyborem jest instrukcja kancelaryjna.
- Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy "jak postępować" (procedura) – szukaj instrukcji; jeśli dotyczy "jak sklasyfikować" – myśl o JRWA.
