Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to podstawowy dokument kancelaryjno-archiwalny, który porządkuje dokumentację według haseł rzeczowych (tematów) i przypisuje im symbole klasyfikacyjne. W praktyce oznacza to, że dla określonego rodzaju spraw (np. kadry, finanse, zamówienia) JRWA wskazuje właściwe hasło oraz znak klasyfikacyjny, którym oznacza się teczkę i sprawy.
Kluczową cechą JRWA jest także to, że przy poszczególnych pozycjach wykazu określa się kwalifikację archiwalną, czyli informację o tym, jak traktować dokumentację w sensie archiwalnym, w tym kategorię archiwalną dokumentacji. Dzięki temu pracownik kancelarii i archiwum wie, jak długo dokumenty mają być przechowywane i czy stanowią materiał archiwalny.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Instrukcja kancelaryjna opisuje sposób wykonywania czynności kancelaryjnych (np. obieg pism, rejestracja), ale nie jest wykazem haseł i symboli wraz z kategoriami dla konkretnych klas dokumentacji.
- Spis spraw to narzędzie ewidencyjne służące do rejestrowania spraw prowadzonych w danym roku i w danej klasie; korzysta z symbolu z JRWA, ale sam nie jest dokumentem definiującym hasła, klasyfikację i kategorie dla całej dokumentacji.
- Instrukcja o organizacji archiwum zakładowego reguluje organizację i zasady pracy archiwum zakładowego (np. przyjmowanie akt, udostępnianie, brakowanie), jednak nie pełni funkcji systematycznego wykazu klas dokumentacji z hasłami i kategoriami.
Na egzaminie warto zapamiętać: JRWA = hasła + symbole + kategorie; instrukcje = procedury; spisy = ewidencja tego, co faktycznie prowadzono.
