"Potwierdzenie rezerwacji" to dokument (często e-mail lub wydruk), który ma kluczową funkcję informacyjną dla gościa: przedstawia, co dokładnie zostało zamówione i na jakich warunkach. W praktyce recepcji jest to podstawowy materiał, na który gość może się powołać przy przyjeździe lub w razie niezgodności. Z tego powodu powinno zawierać elementy pozwalające jednoznacznie zidentyfikować rezerwację, w tym przede wszystkim: termin, liczbę osób oraz rodzaj (zakres) zamówionych usług.
Odpowiedź "Formularz kaucyjny" nie pasuje, ponieważ dotyczy zabezpieczenia finansowego (kaucji/depozytu) i rozliczeń, a nie kompletnego zestawienia terminu, liczby i rodzaju zamówionych usług. Może pojawiać się przy meldowaniu lub przed rozpoczęciem pobytu, ale ma inny cel i inny zakres informacji.
Odpowiedź "Informator hotelowy" jest materiałem dla gości, ale zwykle ma charakter ogólny: opisuje zasady pobytu, godziny pracy usług, wyposażenie, regulaminy, mapy itp. Nie jest to dokument odnoszący się do konkretnej, indywidualnej rezerwacji danego gościa i nie potwierdza szczegółów zamówienia.
Odpowiedź "Karta rezerwacji" bywa dokumentem roboczym (wewnętrznym) używanym w hotelu do obsługi procesu rezerwacji. Nawet jeśli zawiera podobne dane, pytanie wskazuje na dokument, który zawiera informacje dla gości. W ujęciu egzaminacyjnym takim dokumentem jest właśnie potwierdzenie rezerwacji, które stanowi komunikat do klienta o uzgodnionych usługach.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się sformułowanie "dla gościa", najpierw sprawdź, które z odpowiedzi są typowo przekazywane klientowi, a które służą wyłącznie do pracy wewnętrznej recepcji lub do rozliczeń.
