Wypłata gotówki z kasy w jednostce powinna wynikać z dokumentu źródłowego, czyli pierwotnego dowodu opisującego operację gospodarczą i stanowiącego podstawę ujęcia jej w ewidencji. Takim dokumentem jest wniosek o zaliczkę: pracownik składa go, przełożony akceptuje, a kasjer na tej podstawie dokonuje wypłaty gotówki. W praktyce wniosek uzasadnia, dlaczego i komu wypłacono środki oraz w jakim celu (np. wydatki służbowe), a następnie jest rozliczany.
Pozostałe propozycje nie spełniają roli "podstawy wypłaty gotówki z kasy" w sensie dokumentu źródłowego:
- Polecenie przelewu dotyczy rozliczeń bezgotówkowych (rachunek bankowy), więc nie jest dokumentem właściwym dla wypłaty z kasy.
- Polecenie księgowania służy do dokonania zapisu księgowego (np. przeksięgowania), ale samo w sobie nie jest pierwotnym dokumentem uzasadniającym wydanie gotówki.
- Raport kasowy ma charakter zbiorczy: zestawia przychody i rozchody gotówki w danym okresie i dołącza się do niego dokumenty stanowiące podstawę operacji. Nie jest on typowo dokumentem inicjującym pojedynczą wypłatę.
W obiegu kasowym mogą pojawiać się także dowody potwierdzające faktyczny ruch gotówki (np. druki "kasa wydała"), ale w ujęciu pytania kluczowe jest rozróżnienie: podstawą jest dokument źródłowy (tu: wniosek o zaliczkę), natomiast dokumenty potwierdzające i zestawienia pełnią funkcję pomocniczą i kontrolną.
