W recepcji hotelowej każdy etap obsługi gościa ma przypisaną dokumentację. Gdy recepcjonista wprowadza rezerwację, jego zadaniem jest zebrać i utrwalić informacje, które pozwolą później prawidłowo przygotować pobyt oraz zrealizować świadczenia.
Dlatego poprawnym drukiem jest "Formularz rezerwacji." – to na nim (lub jego odpowiedniku w systemie) zapisuje się m.in. termin przyjazdu i wyjazdu, liczbę osób, preferencje pokoju, uwagi gościa, sposób gwarancji/płatności oraz zamówione usługi. Ten druk porządkuje dane już na etapie sprzedaży usługi noclegowej.
Pozostałe propozycje nie pasują do momentu "wprowadzania rezerwacji":
- "Kartę rejestracyjną." kojarzy się z meldunkiem – służy do rejestracji gościa w chwili przyjazdu, potwierdzenia danych i dopełnienia formalności.
- "Kartę pobytu." wykorzystuje się do ewidencji przebiegu pobytu (np. naliczeń, usług, rozliczeń lub informacji operacyjnych), a nie do samego zapisu rezerwacji.
- "Grafik usług dodatkowych." ma charakter planistyczny (harmonogram), nie jest podstawowym dokumentem do zapisywania danych rezerwacji i nie zastępuje formularza rezerwacji.
Wskazówka egzaminacyjna: w tego typu pytaniach kluczowe jest słowo określające etap procesu. Jeśli pojawia się "rezerwacja" – szukaj dokumentu rezerwacyjnego; jeśli "meldunek" – dokumentu rejestracyjnego; jeśli "rozliczenie" – dokumentu rozrachunkowego.
