Inwentarz idealny stosuje się wtedy, gdy zespół archiwalny jest rozproszony (materiały znajdują się w różnych miejscach lub nie da się ich łatwo scalić fizycznie), a celem pracy jest scalenie informacyjne, czyli stworzenie jednolitego, spójnego obrazu zespołu na poziomie opisu i ewidencji. Taki inwentarz "zbiera" wiedzę o jednostkach i porządkuje ją tak, aby użytkownik mógł traktować zespół jako całość informacyjną.
Odpowiedź "Inwentarz realny" jest myląca, ponieważ odnosi się do ewidencjonowania zgodnie z faktycznym, aktualnym stanem zasobu i jego układem. W sytuacji rozproszenia i pracy nastawionej na ujednolicenie informacji kluczowe jest nie tyle odzwierciedlenie bieżącego rozmieszczenia, co stworzenie spójnego opisu zespołu.
"Inwentarz kartkowy" i "Inwentarz książkowy" wskazują przede wszystkim na formę prowadzenia (nośnik/postać), a nie na właściwy typ merytoryczny dobrany do problemu zespołu rozproszonego i scalenia informacyjnego. Sama forma (kartki czy księga) nie rozstrzyga, czy inwentarz realizuje ideę scalenia informacji o rozproszonym zespole.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się "zespół rozproszony" oraz "scalenie informacyjne", szukaj odpowiedzi odnoszącej się do ujednolicenia opisu i budowania całości informacyjnej, a nie do formy zapisu ani prostego odzwierciedlenia fizycznego stanu przechowywania.
