Posiedzenie zarządu to spotkanie robocze, którego celem jest narada, dyskusja i podejmowanie decyzji. Dlatego najwłaściwsze jest ustawienie mebli, które zapewnia uczestnikom:
- kontakt wzrokowy między wszystkimi osobami,
- miejsce do notowania i pracy na dokumentach (blat stołu),
- możliwość zabierania głosu bez odwracania się i bez "sceny",
- porządek organizacyjny (czytelny układ, możliwość podłączenia sprzętu, podania serwisu kawowego).
Te wymagania spełnia układ konferencyjny (zarządowy), czyli stół (często prostokątny lub zestaw stołów) z krzesłami dookoła. W tym zadaniu ten typ ustawienia jest oznaczony jako B, dlatego odpowiedź B jest prawidłowa.
Pozostałe ustawienia, choć przydatne w hotelarstwie, zwykle nie pasują do posiedzenia zarządu:
- Układ teatralny (krzesła w rzędach) sprzyja prezentacji dla większej grupy, ale utrudnia dyskusję i nie daje miejsca na dokumenty.
- Układ szkolny/klasowy (stoły w rzędach) jest dobry na szkolenia i notatki, ale ogranicza bezpośrednią komunikację między uczestnikami i tworzy "kierunek" sali.
- Układ bankietowy (okrągłe stoły) jest typowy dla posiłków i integracji; zajmuje dużo miejsca i nie jest optymalny do formalnej narady oraz pracy z materiałami.
W praktyce pracownik obsługi hotelowej dobiera układ sali po krótkim rozpoznaniu potrzeb klienta: liczby osób, celu spotkania, czasu trwania, potrzeby serwisu oraz wyposażenia (flipchart, ekran, gniazda zasilania). Dla zarządu priorytetem jest komfort rozmowy i praca przy stole, co prowadzi do wyboru układu konferencyjnego.
