Inwentaryzacja magazynowa polega na porównaniu stanu faktycznego (spis z natury) ze stanem ewidencyjnym oraz na rozliczeniu różnic. Do tego potrzebny jest system, który na poziomie operacyjnym "trzyma" informacje o zapasach, lokalizacjach składowania, jednostkach logistycznych oraz ruchach magazynowych.
WMS (Warehouse Management System) jest właśnie systemem zarządzania magazynem. Typowo umożliwia m.in. rejestrację przyjęć i wydań, przesunięć, obsługę lokalizacji oraz wykonywanie i rozliczanie inwentaryzacji (ciągłej lub okresowej), często z użyciem kolektorów danych i skanowania kodów.
ERP to system planowania zasobów przedsiębiorstwa. Może mieć moduły magazynowe, ale jego główną rolą jest integracja procesów biznesowych (np. finanse, zakupy, sprzedaż). W praktyce w wielu organizacjach WMS obsługuje szczegółową operację magazynu, a ERP otrzymuje dane zagregowane lub rozliczeniowe. Dlatego jako odpowiedź na pytanie o inwentaryzację magazynową właściwszy jest WMS.
EDI (Electronic Data Interchange) oznacza elektroniczną wymianę dokumentów i komunikatów między partnerami (np. zamówienia, awiza, faktury). EDI wspiera przepływ informacji między firmami, ale nie jest narzędziem do prowadzenia stanów magazynowych i wykonywania spisu z natury.
GS1 to zestaw globalnych standardów identyfikacji (np. kody kreskowe, identyfikatory jednostek). Standardy GS1 pomagają jednoznacznie oznaczać towary i jednostki logistyczne, co ułatwia skanowanie podczas inwentaryzacji, jednak sam GS1 nie jest systemem informatycznym do ewidencji stanów.
Na egzaminie warto zapamiętać: WMS = operacje magazynu, ERP = zarządzanie przedsiębiorstwem, EDI = wymiana dokumentów, GS1 = standard identyfikacji.
