Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (często nazywana instrukcją archiwalną) porządkuje zasady funkcjonowania archiwum w jednostce: co archiwum przejmuje, jak prowadzi ewidencję, jakie są obowiązki pracowników oraz jakie wymagania organizacyjne i techniczne trzeba spełnić.
Typowym uzupełnieniem takiej instrukcji są załączniki zawierające wykazy, wzory oraz wymagania techniczne, które wspierają stosowanie instrukcji w praktyce. Do tej logiki pasuje pozycja: "Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego", bo opisuje standardy środowiskowe dla miejsca przechowywania dokumentacji i stanowi punkt odniesienia przy kontroli magazynu.
Pozostałe odpowiedzi dotyczą ważnych elementów pracy kancelaryjno-archiwalnej, ale zwykle nie są traktowane jako załącznik do samej instrukcji archiwum zakładowego:
- "Jednolity rzeczowy wykaz akt" jest narzędziem klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji w całej jednostce (system kancelaryjny), a nie dodatkiem do instrukcji archiwum.
- "Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych" odnosi się do ewidencji przekazań akt; to dokumentacja operacyjna/ewidencyjna, a nie typowy załącznik normujący działanie archiwum.
- "Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia" wiąże się z procedurą brakowania i jest wytwarzany w toku czynności, a nie stanowi stałego załącznika opisującego organizację archiwum.
Wskazówka egzaminacyjna: jeżeli pytanie dotyczy załącznika do instrukcji, szukaj odpowiedzi opisującej wymagania, wzory lub stałe zestawienia wspierające instrukcję, a nie dokumentów powstających "przy okazji" bieżących czynności (spisy, protokoły).
