Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego (lub składnicy akt) jest elementem postępowania z dokumentacją po zakończeniu jej bieżącego wykorzystania. Zasady tej czynności powinny być opisane w dokumencie, który koncentruje się na pracy archiwum i operacjach archiwalnych, takich jak przyjmowanie akt, sprawdzanie formalne, ewidencjonowanie oraz rozmieszczenie i przechowywanie.
Odpowiedź "Instrukcja archiwalna." jest właściwa, ponieważ to właśnie instrukcja archiwalna w praktyce jednostek określa procedury związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego, a także sposób postępowania po przejęciu.
Pozostałe propozycje nie pasują do istoty pytania:
- "Regulamin pracy." dotyczy organizacji i porządku w procesie pracy oraz praw i obowiązków pracowników, a nie technicznych procedur przejmowania i ewidencji dokumentacji.
- "Instrukcja kancelaryjna." zwykle opisuje tworzenie, rejestrowanie, znakowanie i obieg dokumentów w kancelarii oraz w komórkach organizacyjnych. Choć jest powiązana z cyklem życia dokumentacji, nie jest typowo dokumentem, który szczegółowo reguluje samo przejmowanie akt przez archiwum.
- "Regulamin organizacyjny." określa strukturę jednostki, zadania komórek i zależności służbowe. Może wskazywać, kto odpowiada za archiwum, ale nie zastępuje instrukcji opisującej krok po kroku procedurę przekazywania dokumentacji.
Na egzaminie warto zapamiętać rozróżnienie: kancelaryjna = obieg i rejestracja w toku załatwiania spraw, archiwalna = przekazywanie, przechowywanie i obsługa dokumentacji w archiwum zakładowym.
