W reklamacji dotyczącej niezgodności ilościowej kluczowe jest udokumentowanie stanu faktycznego, czyli tego, co realnie dotarło w dostawie w porównaniu z tym, co zamówiono. Do tego celu służy protokół różnic (często sporządzany podczas odbioru lub inwentaryzacji dostawy). Taki protokół opisuje, jakie pozycje i w jakiej ilości są niezgodne, a także może zawierać informacje o okolicznościach odbioru (np. uwagi, podpisy, datę).
Dlaczego pozostałe dokumenty nie są najlepszą "podstawą" zgłoszenia reklamacji w tej sytuacji?
- "Faktura zakupu" jest przede wszystkim dokumentem rozliczeniowym/księgowym. Pokazuje, co zostało sprzedane i na jakich warunkach, ale sama w sobie nie opisuje, jakie rozbieżności stwierdzono przy dostawie. Może być załącznikiem, lecz nie zastępuje opisu różnicy.
- "Wydanie zewnętrzne" (WZ) to dokument wydania towaru z magazynu dostawcy/ze strony wydającej. Informuje, co zostało wysłane, ale w sporze o niezgodność ilościową potrzeba dokumentu stwierdzającego, co faktycznie odebrano i jakie są różnice.
- "Przyjęcie zewnętrzne" (PZ) dokumentuje przyjęcie do magazynu odbiorcy. Może odzwierciedlać stan przyjęcia, jednak w praktyce reklamacyjnej protokół różnic jest dokumentem celowo przeznaczonym do opisania i uzasadnienia niezgodności (braki/nadwyżki), więc lepiej spełnia rolę podstawy reklamacji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy "podstawy reklamacji" w przypadku rozbieżności ilości, szukaj dokumentu, który opisuje różnicę, a nie tylko dokumentuje sprzedaż, wysyłkę albo przyjęcie. To rozróżnienie pomaga uniknąć wyboru faktury lub WZ/PZ wyłącznie dlatego, że są najczęściej spotykane.
