W agencji reklamowej "baza danych klientów" na poziomie podstawowym oznacza zwykle uporządkowaną listę rekordów (np. klient, dane kontaktowe, branża, status współpracy, daty kontaktu). Do takiego zadania potrzebne jest narzędzie, które:
- przechowuje informacje w strukturze tabelarycznej,
- umożliwia sortowanie i filtrowanie (np. po branży, regionie, statusie),
- pozwala tworzyć zestawienia i podstawowe analizy (np. zliczenia, podsumowania).
Odpowiedź "Microsoft Office Excel" spełnia te warunki: arkusz kalkulacyjny jest naturalnym środowiskiem do budowania tabel, pracy na kolumnach, porządkowania danych i przygotowania prostych raportów. Dlatego Excel bywa standardowym rozwiązaniem w mniejszych zespołach do gromadzenia kontaktów i historii współpracy, zanim wdroży się bardziej zaawansowane systemy.
Pozostałe programy nie są optymalne do tego celu:
- "Microsoft Office Word" to edytor tekstu. Da się wpisać listę kontaktów, ale nie jest to wygodna "baza" do szybkiego filtrowania, sortowania i pracy na wielu rekordach.
- "Adobe InDesign" służy do składu DTP (projektowania układu publikacji). Nie jest narzędziem do ewidencji danych klienta ani zarządzania rekordami.
- "Microsoft Office Power Point" jest przeznaczony do prezentacji slajdów. Może pokazywać wyniki, ale nie służy do utrzymywania i przetwarzania bazy klientów.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać zasadę: gdy zadanie dotyczy porządkowania danych w tabeli, filtrowania i zestawień, najczęściej właściwym wyborem jest arkusz kalkulacyjny (Excel), a nie edytor tekstu, narzędzie DTP czy program do prezentacji.
