W archiwum zakładowym przechowuje się dokumentację wytworzoną w toku działalności jednostki. Materiały archiwalne to dokumentacja zakwalifikowana do kategorii A, czyli posiadająca trwałą wartość historyczną i przeznaczona do stałego przechowywania w archiwum państwowym.
Dla państwowych jednostek organizacyjnych zasadą jest, że takie materiały nie pozostają w archiwum zakładowym bezterminowo. Zgodnie z informacją podaną w kontekście (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy archiwalnej), jednostka ma obowiązek przekazać materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego niezwłocznie po upływie 25 lat od ich wytworzenia. Dlatego odpowiedź "25 lat." odpowiada regule ustawowej.
Pozostałe propozycje (30, 40, 60 lat) są błędne, ponieważ nie wynikają z tej ogólnej zasady przekazywania materiałów archiwalnych kat. A. Takie wartości mogą kojarzyć się z czasami przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B), które bywają zróżnicowane i zależą od rodzaju spraw oraz zapisów w wykazie akt, ale to inny reżim niż dla materiałów archiwalnych.
W praktyce archiwista zakładowy powinien pamiętać o dwóch typowych pułapkach: po pierwsze, nie mylić kategorii A z kategorią B; po drugie, poprawnie ustalić moment rozpoczęcia biegu terminu, czyli datę wytworzenia dokumentacji, a nie np. datę zamknięcia teczki. Po upływie 25 lat przygotowuje się materiały do przekazania (uporządkowanie, spisy zdawczo-odbiorcze, zabezpieczenie), a przekazanie następuje protokolarnie.
