W organizacji wydarzeń dobór ustawienia sali zależy głównie od celu spotkania i liczby uczestników. W pytaniu kluczowe jest sformułowanie "duża konferencja naukowa", które zwykle oznacza część plenarną: dominują prezentacje i słuchanie prelegenta, a priorytetem staje się jak największa liczba miejsc oraz dobra widoczność.
Najlepiej odpowiada temu układ teatralny (kinowy): krzesła stoją w rzędach, wszystkie są zwrócone w stronę sceny/ekranu, a brak stołów pozwala wykorzystać przestrzeń najefektywniej. Taki układ jest standardowo stosowany w salach plenarnych podczas konferencji, kongresów czy dużych wykładów.
Pozostałe ustawienia ze stołami lub w kształcie litery U są wybierane wtedy, gdy potrzeba pracy warsztatowej, dyskusji albo wygodnego notowania, ale odbywa się to kosztem pojemności:
- Układ szkolny (klasowy) daje miejsce do pisania, jednak stoły i większe odległości między rzędami ograniczają liczbę uczestników.
- Układ w podkowę sprzyja interakcji (kontakt wzrokowy, moderowanie dyskusji), ale jest typowy dla mniejszych grup, nie dla "dużej" konferencji.
- Inne układy ze stołami bywają dobre na warsztaty/panele, lecz dla plenarnej konferencji zwykle nie są optymalne, bo zmniejszają liczbę miejsc i utrudniają szybkie zajmowanie miejsc.
Dlatego poprawną odpowiedzią jest wariant przedstawiający układ teatralny/kinowy, czyli rzędy samych krzeseł skierowanych na prelegenta.
