W rzeczowym wykazie akt "klasa" jest jednostką klasyfikacji, czyli miejscem, do którego przypisuje się określony rodzaj spraw/dokumentacji. Opis klasy ma być na tyle kompletny, aby użytkownik mógł: (1) rozpoznać, gdzie dana klasa znajduje się w strukturze wykazu, (2) zrozumieć, jakiego rodzaju dokumentacja do niej trafia, oraz (3) wiedzieć, jak długo i w jaki sposób dokumentację należy przechowywać.
Dlatego prawidłowy opis klasy składa się z trzech kluczowych elementów:
- symbol klasyfikacyjny – identyfikator (np. liczbowy/literowy) określający pozycję klasy w wykazie i umożliwiający jednoznaczne przypisanie dokumentacji do właściwej klasy;
- hasło klasyfikacyjne – nazwa/określenie treści klasy, czyli informacja "o czym" jest dana klasa i jakie sprawy obejmuje;
- kategoria archiwalna – informacja o kwalifikacji archiwalnej, czyli o tym, jaki jest los dokumentacji (np. przechowywanie wieczyste albo czasowe) i jakie zasady dalszego postępowania z nią wynikają.
Pozostałe terminy pojawiające się w odpowiedziach błędnych odnoszą się do innych poziomów ewidencji:
- numer teczki oraz znak teczki są charakterystyczne dla opisu teczki (jednostki archiwalnej/teczki aktowej), a nie dla opisu klasy w wykazie;
- numer sprawy dotyczy rejestracji i prowadzenia pojedynczej sprawy, a nie klasyfikacji na poziomie wykazu;
- określenia typu symbol kwalifikacyjny lub hasło kwalifikacyjne mogą być mylące, bo w standardowej terminologii kancelaryjno-archiwalnej kluczowe są pojęcia "symbol/hasło klasyfikacyjne" oraz "kategoria archiwalna".
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy opisu klasy w wykazie akt, szukaj elementów: identyfikator klasy (symbol), nazwa klasy (hasło) i kwalifikacja (kategoria). Jeżeli w odpowiedzi pojawiają się numery spraw/teczek albo znak teczki, to zwykle sygnał, że odpowiedź zeszła na poziom teczki lub sprawy.
