Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2014



PYTANIE NR 37.
Na podstawie zamieszczonego fragmentu jednolitego rzeczowego wykazu akt określ, jak należy postąpić z dokumentacją o symbolu klasyfikacyjnym 120 w instytucji tworzącej państwowy zasób archiwalny.
Ilustracja przedstawia tabelę związaną z zarządzaniem dokumentacją w kontekście archiwizacji.
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Ekspertyza archiwalna stosowana jest wtedy, gdy na podstawie JRWA nie można jednoznacznie przesądzić o dalszym losie dokumentacji albo gdy wymaga ona rozstrzygnięcia co do wartości archiwalnej. Dlatego właściwym postępowaniem dla klasy 120 (zgodnie z podanym fragmentem wykazu) jest skierowanie jej do ekspertyzy, a nie brakowanie czy przekazanie wprost.

Pełne wyjaśnienie:

Pytanie wymaga odczytania informacji z jednolitego rzeczowego wykazu akt i dobrania właściwej czynności kancelaryjno-archiwalnej dla dokumentacji o wskazanym symbolu klasyfikacyjnym. W praktyce decyzja o tym, co zrobić z dokumentacją, zależy od zapisów przy danej klasie w JRWA (np. kwalifikacji archiwalnej oraz dodatkowych uwag proceduralnych).

Odpowiedź "Poddać ekspertyzie archiwalnej." jest poprawna, ponieważ ekspertyza archiwalna służy rozstrzygnięciu wątpliwości co do wartości archiwalnej materiałów albo doprecyzowaniu sposobu dalszego postępowania z dokumentacją. W sytuacjach wskazanych w JRWA (np. gdy dokumentacja może mieć wartość historyczną/dowodową albo wymaga oceny specjalisty) nie powinno się automatycznie jej niszczyć ani przekazywać bez uprzedniej oceny.

Odpowiedź "Przekazać do brakowania." jest nieprawidłowa, bo brakowanie dotyczy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia po spełnieniu warunków formalnych i po upływie okresu przechowywania. Jeżeli JRWA sugeruje konieczność ekspertyzy, nie wolno przechodzić od razu do brakowania.

Odpowiedź "Przekazać do właściwego miejscowo archiwum państwowego." jest nieprawidłowa, ponieważ przekazanie do archiwum państwowego jest typowe dla materiałów archiwalnych kwalifikowanych do trwałego przechowywania, a nie dla dokumentacji, która według wskazanego fragmentu wymaga najpierw ekspertyzy. Ekspertyza poprzedza decyzję o przekazaniu lub o innym sposobie postępowania.

Odpowiedź "Poddać ocenie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie." jest nieprawidłowa, bo opisuje tryb właściwy dla selekcji dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia. Ekspertyza archiwalna ma inny cel: nie tylko potwierdza możliwość zniszczenia, ale przede wszystkim ustala, czy nie mamy do czynienia z materiałami o wartości archiwalnej lub wymagającymi szczególnego potraktowania.

Wskazówka egzaminacyjna: zawsze zaczynaj od odczytania przy danej klasie w JRWA kwalifikacji i uwag. Dopiero potem wybieraj czynność: brakowanie, przekazanie czy ekspertyza. To ogranicza ryzyko "automatycznego" wyboru odpowiedzi na podstawie samej nazwy czynności.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)?
JRWA to uporządkowany wykaz klas rzeczowych dokumentacji, który pomaga kwalifikować i porządkować akta w jednostce. Zawiera m.in. symbole klasyfikacyjne, opisy klas oraz informacje potrzebne do ustalenia dalszego postępowania z dokumentacją (np. czas przechowywania i wskazówki archiwalne).
Co oznacza symbol klasyfikacyjny w JRWA?
Symbol klasyfikacyjny (np. liczbowy) identyfikuje klasę rzeczową dokumentacji i pozwala przypisać sprawę do właściwej grupy tematycznej. Dzięki temu akta są tworzone i przechowywane według jednolitych zasad, co ułatwia wyszukiwanie, ocenę i dalsze czynności archiwalne.
Kiedy stosuje się ekspertyzę archiwalną dokumentacji?
Ekspertyzę archiwalną stosuje się wtedy, gdy dokumentacja wymaga specjalistycznej oceny wartości archiwalnej albo gdy zapisy w JRWA przewidują konieczność rozstrzygnięcia wątpliwości przed zniszczeniem lub przekazaniem. W praktyce ma to zapobiec pochopnemu brakowaniu materiałów cennych.
Dlaczego nie można od razu przekazać akt do brakowania?
Nie zawsze wolno przejść od razu do brakowania, bo najpierw trzeba upewnić się, że dokumentacja jest niearchiwalna i spełnia warunki do zniszczenia. Jeżeli JRWA lub praktyka archiwalna wskazuje na potrzebę dodatkowej oceny, właściwą drogą jest ekspertyza, a dopiero potem decyzja o dalszych krokach.
Czy instytucja tworząca państwowy zasób archiwalny ma inne obowiązki?
Tak, co do zasady taka instytucja musi szczególnie dbać o właściwe rozpoznanie dokumentacji mogącej mieć wartość archiwalną i historyczną. W praktyce oznacza to większą ostrożność przy selekcji i niszczeniu akt oraz częstsze sytuacje, w których konieczne jest oparcie decyzji na ekspertyzie lub wskazaniach archiwalnych.
Jak odróżnić przekazanie do archiwum państwowego od ekspertyzy?
Przekazanie do archiwum państwowego dotyczy materiałów, które są już rozpoznane jako archiwalne i przeznaczone do trwałego przechowywania. Ekspertyza archiwalna jest etapem oceny, gdy trzeba ustalić, czy dokumentacja ma wartość archiwalną lub jak należy z nią postąpić. Ekspertyza poprzedza decyzję końcową.
Jakie informacje w JRWA są kluczowe do podjęcia decyzji o losie akt?
Kluczowe są: opis klasy rzeczowej, kwalifikacja archiwalna (czy dokumentacja jest archiwalna czy niearchiwalna), okres przechowywania oraz ewentualne uwagi proceduralne (np. wskazanie konieczności oceny/ekspertyzy). To te elementy bezpośrednio prowadzą do wyboru: brakowanie, przekazanie, albo ekspertyza.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy interpretacji JRWA na egzaminie?
Najczęstsze błędy to: czytanie tylko symbolu bez uwag przy klasie, mylenie ekspertyzy z rutynową oceną do zniszczenia, oraz automatyczne wybieranie "przekazania do archiwum" dla każdej dokumentacji instytucji publicznej. Pomaga powolne sprawdzenie wszystkich elementów wpisu w JRWA.
Co oznacza brakowanie dokumentacji w praktyce archiwalnej?
Brakowanie to formalny proces wyłączenia dokumentacji niearchiwalnej z zasobu, zwykle po upływie okresu przechowywania i po spełnieniu wymogów organizacyjnych. Jego celem jest legalne i kontrolowane zniszczenie akt, które nie mają wartości archiwalnej. Nie stosuje się go, gdy potrzebna jest ekspertyza.
Jak się uczyć pytań o JRWA i symbole klasyfikacyjne?
Najlepiej ćwiczyć na realnych fragmentach JRWA: odczytywać symbol, opis klasy, kwalifikację i uwagi, a następnie mapować to na czynności: przechowywanie, przekazanie, brakowanie, ekspertyza. Warto robić krótkie notatki typu "symbol → decyzja → dlaczego", bo to utrwala schemat rozumowania.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 65% zdających egzamin. średnie

Według specjalistów z branży: "Ekspertyza archiwalna stosowana jest wtedy, gdy na podstawie JRWA nie można jednoznacznie przesądzić o dalszym losie dokumentacji albo gdy wymaga ona rozstrzygnięcia co do wartości archiwalnej."

Materiały:

  • Podręczniki i skrypty z archiwistyki dotyczące JRWA i kwalifikacji archiwalnej
  • Materiały szkoleniowe z zakresu brakowania i ekspertyzy archiwalnej (kursy archiwalne)
  • Przykładowe JRWA stosowane w jednostkach organizacyjnych (do ćwiczeń interpretacji zapisów)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego