W MS Access podstawową strukturą przechowywania danych jest tabela. W widoku arkusza danych tabela wygląda podobnie do arkusza: ma kolumny, wiersze i komórki, ale w bazach danych te elementy mają precyzyjne nazwy.
- Rekord to jeden wiersz tabeli. Zawiera komplet informacji o jednym obiekcie/zdarzeniu, np. o jednym uczniu, jednym towarze albo jednym zamówieniu.
- Nazwa pola to nagłówek kolumny (etykieta u góry kolumny), np. "Imię", "Nazwisko", "Data". Jest to identyfikator, którego używa się także w zapytaniach i przy projektowaniu tabeli.
- Pole w praktyce oznacza atrybut danych; w widoku arkusza danych najczęściej rozpoznaje się je jako pojedynczą wartość w komórce na przecięciu rekordu i kolumny (np. konkretne imię w konkretnym rekordzie). W zależności od kontekstu termin "pole" bywa też używany na określenie całej kolumny jako typu danych, ale w zadaniach z rysunkiem zwykle chodzi o wskazaną komórkę z wartością.
Odpowiedź "pole, nazwa pola, rekord" jest poprawna, bo odpowiada kolejno: komórce z wartością, nagłówkowi kolumny oraz całemu wierszowi.
Odpowiedzi zawierające "formularz" lub "raport" są nieprawidłowe w tym kontekście: formularz i raport to osobne obiekty Access służące do prezentacji danych (formularz do wprowadzania/edycji, raport do wydruku i zestawień), a nie elementy składowe tabeli w arkuszu danych. Jeśli na rysunku pokazano wycinek tabeli, strzałki nie powinny opisywać obiektów typu formularz/raport.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz siatkę wierszy i kolumn, najpierw nazwij elementy "wiersz/kolumna/komórka", a potem zamień je na terminy bazodanowe: rekord/nazwa pola/pole.
