W opisie teczki aktowej występuje kilka pól, które łatwo pomylić, bo wszystkie są formą "oznaczenia". Poprawna odpowiedź to "znak akt", czyli oznaczenie identyfikujące teczkę w ramach przyjętego systemu klasyfikacji dokumentacji. W praktyce jest to najczęściej symbol klasyfikacyjny wynikający z wykazu akt (czasem uzupełniany o elementy porządkujące), dzięki któremu wiadomo, do jakiej klasy/hasła dokumentacja należy.
Odpowiedź "znak sprawy" jest niepoprawna, ponieważ odnosi się do pojedynczej sprawy prowadzonej w kancelarii, a nie do teczki jako jednostki przechowywania. Znak sprawy ma zwykle strukturę pozwalającą zidentyfikować konkretną sprawę w spisie spraw (m.in. obejmuje elementy klasyfikacji i numer sprawy), natomiast na teczce aktowej opis dotyczy całego zbioru dokumentów gromadzonych w teczce.
Odpowiedź "kategoria akt" także jest niepoprawna. Kategoria archiwalna (np. kwalifikacja dokumentacji) informuje o wartości i sposobie postępowania z aktami (np. przechowywanie wieczyste lub czasowe). To ważny element opisu, ale pełni inną funkcję niż znak akt: nie identyfikuje miejsca w klasyfikacji, tylko wskazuje kwalifikację archiwalną.
Odpowiedź "sygnatura archiwalna" jest błędna w tym kontekście, bo sygnatura archiwalna to oznaczenie nadawane w ewidencji archiwum (np. w trakcie uporządkowania i rejestracji), które służy do lokalizacji jednostki w zasobie. Może występować na teczce, ale nie jest tym samym co znak akt wynikający z klasyfikacji kancelaryjnej.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pole opisuje przynależność do klasy w wykazie akt, myśl o znaku akt. Jeśli opisuje pojedynczą sprawę – to znak sprawy. Jeśli mówi o czasie przechowywania/wartości – to kategoria akt. Jeśli dotyczy ewidencji zasobu i lokalizacji – to sygnatura archiwalna.
