W rachunkowości inwentaryzacja polega na ustaleniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów oraz porównaniu go ze stanem wynikającym z ksiąg. Dla rozrachunków (np. należności od odbiorców) podstawową metodą jest potwierdzenie salda, czyli uzyskanie od kontrahenta informacji, czy wykazywana przez jednostkę kwota należności na określony dzień jest zgodna z jego ewidencją.
Dlaczego "potwierdzenie salda" jest właściwe?
Bo należności są składnikiem, którego nie da się policzyć "fizycznie" jak zapasów. Najlepszym dowodem ich istnienia i prawidłowej wysokości jest uzgodnienie z drugą stroną rozrachunku. W praktyce wysyła się prośby o potwierdzenie salda, analizuje odpowiedzi oraz wyjaśnia różnice (np. faktura w drodze, błędne księgowanie, kompensaty).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Spis z natury – dotyczy składników rzeczowych (np. zapasów, środków pieniężnych w kasie). Należności nie są składnikiem "materialnym", więc nie da się ich zinwentaryzować przez fizyczne policzenie.
- Weryfikacja stanu ewidencyjnego – to metoda polegająca na sprawdzeniu zapisów ksiąg z odpowiednimi dowodami i dokumentacją, stosowana typowo tam, gdzie potwierdzenie salda lub spis z natury nie mają zastosowania albo są niewystarczające. Dla standardowych należności od odbiorców właściwsze jest potwierdzenie salda.
- Porównanie danych księgowych z dokumentami źródłowymi – jest elementem kontroli i może wspierać wyjaśnianie rozbieżności, ale nie zastępuje potwierdzenia przez kontrahenta, które jest istotą inwentaryzacji rozrachunków.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawiają się "należności/rozrachunki/kontrahenci" – pierwszym skojarzeniem powinna być metoda potwierdzenia salda. Jeśli jest "zapas/kasa/magazyn" – wtedy częściej spis z natury.
