W pracy sekretariatu kluczowa jest organizacja czasu: trzeba zaplanować zadania (np. przygotowanie pism, obsługę korespondencji, spotkania), rozłożyć je w czasie oraz wracać do planu, aby sprawdzić, co zostało wykonane, a co wymaga przypomnienia lub przełożenia.
Taką funkcję spełnia terminarz (w praktyce: papierowy lub elektroniczny kalendarz/planer). Pozwala:
- zapisywać terminy i zadania,
- porządkować je chronologicznie,
- kontrolować realizację przez przegląd zaplanowanych pozycji i odhaczanie/oznaczanie wykonania.
Pozostałe propozycje nie odpowiadają temu celowi:
- Informator to materiał/zbiór danych służący głównie do przekazywania informacji (np. adresy, numery, zasady). Może pomagać w pracy, ale nie jest podstawowym narzędziem planowania zadań w czasie.
- Rozdzielnik kojarzy się z rozdziałem, dystrybucją lub przypisaniem (np. rozdzielanie korespondencji, lista rozdzielcza). Wspiera obieg informacji/dokumentów, ale nie jest narzędziem kalendarzowym do harmonogramowania.
- Kwestionariusz to zestaw pytań (ankieta) do zbierania danych. Służy badaniu opinii lub pozyskiwaniu informacji, a nie układaniu zadań w czasie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawiają się słowa "zaplanowanie", "rozkład w czasie", "kontrola realizacji", szukaj narzędzi typu kalendarz/planer/harmonogram, czyli właśnie terminarza.
