W porządkowaniu zespołu archiwalnego kluczowe jest ustalenie, jaka zasada została przyjęta do budowy schematu układu. Jeżeli punktem wyjścia jest schemat organizacyjny aktotwórcy (czyli odtworzenie komórek, wydziałów, referatów, stanowisk i ich zależności), to podstawą układu jest struktura wytwórcy akt. Taki sposób prowadzi do wyboru odpowiedzi "Strukturalno-rzeczowy".
W praktyce oznacza to, że najpierw wyodrębnia się części zespołu odpowiadające jednostkom organizacyjnym, a dopiero później w ramach tych części porządkuje się akta według ich treści/tematów. Dzięki temu układ jest spójny z tym, jak dokumenty powstawały w toku pracy instytucji, co poprawia wyszukiwanie i kontrolę kompletności.
- Odpowiedź "Rzeczywisty" może kusić intuicyjnie, ale nie wskazuje wprost na wykorzystanie schematu organizacyjnego aktotwórcy jako podstawy budowy układu; pojęcie to bywa mylone z odtwarzaniem "realnego" przebiegu spraw, co nie jest tożsame z układem strukturalnym.
- Odpowiedź "Kancelaryjny" odnosi się do rozwiązań typowych dla pracy kancelarii/registratury (sposobów prowadzenia dokumentacji w toku załatwiania spraw). Sam fakt, że instytucja miała kancelarię, nie oznacza jeszcze, że układ zespołu w archiwum buduje się z jej mechanizmów zamiast ze schematu organizacyjnego.
- Odpowiedź "Funkcyjny" sugeruje porządkowanie według funkcji lub zadań (np. kadry, finanse, nadzór), a nie według faktycznych jednostek organizacyjnych pokazanych w schemacie organizacyjnym. W pytaniu warunek wskazuje jednoznacznie na strukturę organizacyjną jako podstawę schematu.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się sformułowanie o "wykorzystaniu schematu organizacyjnego aktotwórcy", warto od razu kojarzyć je z podejściem strukturalnym (odtwarzanie komórek organizacyjnych), a dopiero drugi człon nazwy układu (np. "-rzeczowy") wiązać z porządkowaniem w obrębie tej struktury.
