Struktura macierzowa jest uznawana za rozwiązanie nowocześniejsze w organizacjach, które prowadzą wiele projektów jednocześnie (np. wdrożenia, kampanie, reorganizacje). Jej istotą jest połączenie dwóch "wymiarów" zarządzania:
- wymiaru funkcjonalnego (działy, specjalizacje: księgowość, kadry, marketing),
- wymiaru projektowego (zespoły powoływane do wykonania konkretnego zadania/projektu).
W macierzy typowe jest podwójne podporządkowanie: pracownik zachowuje przynależność do działu (np. administracji), a równolegle wykonuje zadania w projekcie i raportuje także do kierownika projektu. Dzięki temu organizacja może elastycznie dobierać kompetencje do projektów, a jednocześnie utrzymywać standardy pracy w działach.
Odpowiedź "funkcjonalna" nie jest najlepszym wyborem, bo koncentruje się na podziale według funkcji i specjalizacji, a nie na realizacji projektów w poprzek działów. Odpowiedź "liniowo-sztabowa" wprowadza komórki doradcze (sztab), ale nadal opiera się na hierarchii liniowej, więc nie opisuje typowej organizacji projektowej. Odpowiedź "liniowa" jest najbardziej klasyczna i hierarchiczna, zwykle najmniej elastyczna w kontekście pracy projektowej.
W kontekście pracy biurowej wiedza o strukturze macierzowej pomaga poprawnie ustalać obieg dokumentów i komunikację: kto akceptuje pismo lub koszt w projekcie, kto zatwierdza urlop osoby przypisanej do projektu, oraz do kogo kierować informacje, gdy zadanie ma zarówno aspekt działowy, jak i projektowy.
