Spis materiałów archiwalnych jest dokumentem ewidencyjnym, na podstawie którego archiwum państwowe przejmuje materiały. Dlatego spis musi zawierać takie informacje, które pozwalają jednoznacznie zidentyfikować jednostkę archiwalną oraz sprawdzić kompletność przekazywanego zasobu. Jednym z kluczowych elementów jest ilość (np. liczba dokumentów lub liczba jednostek), ponieważ umożliwia porównanie stanu faktycznego z zapisem w spisie podczas odbioru oraz wspiera kontrolę ewidencyjną.
W przedstawionej tabeli podano m.in. numer teczki, tytuł, datę utworzenia oraz rodzaj dokumentu, ale brakuje informacji o liczbie dokumentów w każdej teczce. To jest nieprawidłowość, bo bez "ilości" nie da się rzetelnie zweryfikować, czy przekaz zawiera wszystko, co zadeklarowano, ani prowadzić poprawnej kontroli zasobu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- "Numer teczki nie powinien być uwzględniony w spisie" – numer/oznaczenie porządkowe może być stosowane pomocniczo i nie stanowi sam w sobie błędu. Nawet jeśli nie jest elementem obligatoryjnym, jego obecność nie czyni spisu nieprawidłowym.
- "Data utworzenia nie jest wymagana w spisie" – w praktyce w spisach istotne są daty skrajne dokumentacji. Sama "data utworzenia" może być nieadekwatna, ale pytanie dotyczy elementu brakującego, który uniemożliwia prawidłową ewidencję; takim elementem jest właśnie "ilość".
- "Rodzaj dokumentu nie jest wymagany w spisie" – określenie rodzaju dokumentu bywa informacją pomocniczą. Jego obecność lub brak nie jest tu kluczowym kryterium poprawności w porównaniu z obowiązkową informacją ilościową.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz spis do przekazania materiałów, zawsze sprawdź, czy opis zawiera dane identyfikacyjne (tytuł, daty) oraz parametr ilościowy – to najczęściej pomijany, a bardzo ważny element.
