W magazynie archiwum zakładowego kluczowe jest takie ustawienie regałów, aby praca z dokumentacją była jednocześnie bezpieczna, ergonomiczna i nie powodowała ryzyka uszkodzenia akt. Dlatego odstęp między regałami (czyli szerokość przejścia/ciągu komunikacyjnego) powinien zapewniać swobodny dostęp do półek, możliwość wyjmowania i odkładania teczek oraz przemieszczania się pracownika bez ocierania się o krawędzie regałów czy wystające okładki.
Wartość 80 ÷ 100 cm jest typowo przyjmowana jako szerokość przejścia umożliwiająca komfortowe wykonywanie czynności archiwalnych: transport akt w rękach, odkładanie jednostek archiwalnych na wózku lub tymczasowe odłożenie teczki bez blokowania przejścia. Takie przejście ogranicza też ryzyko przypadkowego strącenia dokumentów, zagięć, otarć okładek oraz kolizji podczas manewrowania.
Przedziały 40 ÷ 60 cm, 50 ÷ 70 cm oraz 40 ÷ 50 cm są zbyt małe jak na przejścia robocze w magazynie archiwalnym. Mogą pozwalać na samo "przejście bokiem", ale zwykle nie zapewniają wygodnego dostępu do półek i bezpiecznego przenoszenia akt. Przy takiej szerokości łatwo o zahaczenie teczką o regał, uderzenie łokciem w krawędź lub konieczność nienaturalnego skrętu ciała, co zwiększa ryzyko urazów i uszkodzeń dokumentacji.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy odległości "pomiędzy regałami", myśl o praktyce pracy: trzeba nie tylko przejść, ale też wyjąć teczkę, odwrócić się i przenieść ją bez kontaktu z regałami. Szerokości rzędu 40–70 cm najczęściej są niewystarczające dla typowego ruchu roboczego w archiwum.
