Dekretacja to czynność kancelaryjna polegająca na umieszczeniu na dokumencie dyspozycji przełożonego (lub osoby uprawnionej) dotyczącej dalszego toku sprawy. Taka adnotacja zwykle wskazuje adresata wewnętrznego (osobę/komórkę odpowiedzialną) oraz sposób załatwienia (np. przygotować projekt odpowiedzi, wyjaśnić, przedłożyć do akceptacji, przekazać do realizacji). Dlatego opis "odręczna adnotacja przełożonego na dokumencie, wskazująca osobę i sposób załatwienia sprawy" odpowiada właśnie dekretacji.
Odpowiedź "dopisek" jest zbyt ogólna. Dopisek może być dowolną dodatkową notatką na dokumencie i nie musi mieć charakteru formalnej dyspozycji kierującej sprawę do realizacji. W zadaniach egzaminacyjnych oczekuje się terminu fachowego, który precyzyjnie opisuje funkcję adnotacji.
Odpowiedź "rejestracja" dotyczy innego etapu obiegu dokumentów: polega na ewidencjonowaniu wpływu (nadaniu numeru, wpisie do rejestru/ systemu), a nie na wydaniu polecenia co do sposobu załatwienia. Rejestracja odpowiada na pytanie "czy dokument został przyjęty i zapisany w ewidencji?", a nie "kto i co ma zrobić dalej?".
Odpowiedź "segregacja" odnosi się do porządkowania dokumentów (np. układania według kategorii, tematów, dat, numerów, teczek aktowych). Jest to czynność organizacyjna, która nie zastępuje dyspozycji merytorycznej przełożonego co do prowadzenia sprawy.
Wskazówka do nauki: zapamiętaj, że dekretacja to "kierunek i sposób" – wskazanie, dokąd dokument ma trafić i jak ma być dalej prowadzony. Rejestracja to "ślad w ewidencji", a segregacja to "porządek w aktach".
