Informacje o tym, co smarować, czym smarować oraz jak często wykonywać smarowanie, należą do obszaru eksploatacji i obsługi maszyny. Takie dane są potrzebne użytkownikowi/utrzymaniu ruchu podczas pracy urządzenia, aby zaplanować przeglądy, ograniczać zużycie i zapobiegać awariom (np. łożysk, przekładni, prowadnic).
Dlatego właściwym miejscem zapisu interwałów smarowania jest dokumentacja techniczno-ruchowa (często rozumiana jako instrukcja obsługi i konserwacji, DTR). To właśnie w tej dokumentacji producent lub dostawca opisuje czynności obsługowe, częstotliwości, zalecenia serwisowe oraz warunki bezpiecznej eksploatacji.
Pozostałe wskazane rodzaje dokumentacji nie są właściwe dla interwałów smarowania:
- Dokumentacja technologiczna wyrobu dotyczy wytwarzania (procesów obróbki, montażu, kolejności operacji, narzędzi), a nie późniejszej eksploatacji u użytkownika.
- Charakterystyka tworzywa odnosi się do materiału (właściwości, zastosowania, parametry), co nie zastępuje instrukcji obsługowej maszyny i nie określa harmonogramu smarowania jej zespołów.
- Dokumentacja kontrolno-pomiarowa części dotyczy kontroli jakości i pomiarów (wymiary, tolerancje, wyniki pomiarów), a nie planowania czynności konserwacyjnych.
W praktyce technik mechanik powinien umieć szybko rozpoznać, że wszystkie cykliczne czynności obsługowe (w tym smarowanie) wynikają z dokumentacji eksploatacyjnej maszyny, a nie z dokumentów produkcyjnych czy jakościowych.
