Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2013



PYTANIE NR 27.
Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej należy liczyć od
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się od początku roku następującego po roku, w którym teczka została zakończona.
Nie rozpoczyna się go od daty przekazania do archiwum ani od konkretnego dnia miesiąca, bo reguła ma charakter roczny i porządkuje liczenie terminów w praktyce archiwum zakładowego.

Pełne wyjaśnienie:

W archiwistyce zakładowej kluczowe jest ustalenie momentu rozpoczęcia biegu okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Przyjmuje się zasadę, że termin liczy się od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym zakończono teczkę (czyli zamknięto jej prowadzenie i nie odkłada się do niej kolejnych pism).

Dlaczego nie liczy się od innych dat?

  • "daty przekazania akt sprawy do archiwum zakładowego" – przekazanie jest czynnością organizacyjną (może nastąpić później, partiami, po porządkowaniu). Gdyby od tego liczyć, identyczne teczki mogłyby mieć różne terminy końcowe tylko dlatego, że przekazano je w innym czasie.
  • "daty zamknięcia sprawy" – sprawa może być jedną z wielu w teczce. Teczka bywa prowadzona przez cały rok (lub dłużej), a zamknięcie pojedynczej sprawy nie musi oznaczać zakończenia całej teczki. Pytanie dotyczy teczki jako jednostki aktowej, nie pojedynczej sprawy.
  • "1. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym została zakończona teczka" – to typowy błąd wynikający z mechanicznego przenoszenia zasad liczenia terminów z innych obszarów. W przechowywaniu akt przyjęty jest praktyczny, roczny sposób liczenia, co ułatwia ewidencję, planowanie brakowania i kontrolę terminów.

W praktyce: jeśli teczkę zakończono w dowolnym momencie roku (np. w 2023 r.), to bieg okresu przechowywania startuje 1 stycznia roku 2024. Następnie – zależnie od kategorii (B/BE/Bc) – wyznacza się rok, w którym upływa wymagany czas przechowywania i można zaplanować dalsze czynności (np. brakowanie), oczywiście zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co oznacza, że okres przechowywania liczy się od 1 stycznia następnego roku?
To znaczy, że nie startujesz liczenia od konkretnej daty dziennej, tylko od początku kolejnego roku kalendarzowego po roku zakończenia teczki. Taki roczny sposób liczenia ujednolica ewidencję i pozwala łatwo ustalać, w którym roku upływa wymagany czas przechowywania.
Dlaczego nie liczy się okresu przechowywania od daty przekazania do archiwum zakładowego?
Przekazanie do archiwum zakładowego to czynność organizacyjna, która może nastąpić w różnych terminach (np. po porządkowaniu, zbiorczo). Gdyby od niej liczyć, terminy byłyby przypadkowe. Okres przechowywania wiąże się z zakończeniem teczki, a nie z logistyką przekazania.
Co to znaczy "zakończenie teczki" w pracy archiwisty?
Zakończenie teczki oznacza zamknięcie jej prowadzenia, czyli moment, od którego nie odkłada się już do niej nowych dokumentów. Najczęściej wynika to z zakończenia roku, zakończenia danej sprawy zbiorczej albo zmiany sposobu prowadzenia akt. To zdarzenie jest punktem odniesienia do liczenia przechowywania.
Czy "zamknięcie sprawy" to to samo co "zakończenie teczki"?
Nie. Sprawa jest elementem zawartości teczki, a teczka może obejmować wiele spraw i być prowadzona dłużej. Zamknięcie jednej sprawy nie musi kończyć teczki. W pytaniach egzaminacyjnych trzeba uważnie rozróżniać poziom: sprawa vs teczka (jednostka aktowa).
Jakie są najczęstsze pułapki w pytaniach o okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej?
Najczęściej myli się moment rozpoczęcia liczenia (1 stycznia następnego roku) z datą przekazania do archiwum albo z datą zamknięcia pojedynczej sprawy. Inna pułapka to wybór "pierwszego dnia następnego miesiąca", bo brzmi formalnie, ale nie odpowiada przyjętej praktyce rocznego liczenia.
Kiedy w praktyce zaczyna się liczyć okres przechowywania teczki zakończonej w grudniu?
Niezależnie od tego, czy teczkę zakończono w styczniu czy w grudniu danego roku, liczenie rozpoczyna się od 1 stycznia kolejnego roku. Dzięki temu wszystkie teczki zakończone w tym samym roku mają wspólny punkt startowy do liczenia okresu przechowywania.
Jak sprawdzić, czy dana teczka jest dokumentacją niearchiwalną?
Sprawdza się kategorię archiwalną nadaną w jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA) oraz w opisie teczki. Dokumentacja niearchiwalna ma kategorie typu B/BE/Bc (w odróżnieniu od materiałów archiwalnych). W razie wątpliwości trzeba odnieść się do zasad obowiązujących w jednostce.
Jakie dokumenty w jednostce pomagają ustalić zasady przechowywania i liczenia terminów?
Najważniejsze są: instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt z objaśnieniami. To one określają sposób prowadzenia teczek, kwalifikację archiwalną i praktykę organizacyjną. W zadaniach egzaminacyjnych te pojęcia pojawiają się bardzo często.
Czy okres przechowywania dotyczy całej teczki czy pojedynczych pism?
W typowej praktyce archiwum zakładowego okres przechowywania stosuje się do jednostki aktowej (teczki) opisanej kategorią archiwalną. Pojedyncze pisma są elementami teczki, więc termin wynika z zasad dla całego rodzaju dokumentacji, a nie z daty wpływu pojedynczego dokumentu.
Jak przygotować się do zadań egzaminacyjnych o JRWA i okresach przechowywania?
Ucz się mechanizmu: kategoria archiwalna → jednostka aktowa → moment rozpoczęcia liczenia → planowanie dalszych czynności. Warto ćwiczyć na przykładach teczek zakończonych w różnych latach i od razu wskazywać 1 stycznia następnego roku jako start. To ogranicza błędy intuicyjne.
info

Statystycznie 47% uczniów zna prawidłową odpowiedź. trudne

Źródła:

  • Szczegółowe informacje wymagają materiałów specjalistycznych: instrukcja kancelaryjna/instrukcja archiwalna i JRWA właściwe dla danej jednostki

Materiały:

  • Instrukcja kancelaryjna i instrukcja archiwalna obowiązująca w danej jednostce
  • Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) wraz z objaśnieniami kategorii archiwalnych
  • Podręczniki/kompendia z archiwistyki zakładowej (zasady kwalifikacji i brakowania)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego