Dokument PZ ("przyjęcie zewnętrzne") potwierdza fizyczne przyjęcie zakupionych materiałów do magazynu. Skutek ekonomiczny tej operacji to wzrost zapasów materiałów w jednostce. Z punktu widzenia kont bilansowych konto "Materiały" jest kontem aktywów (zapasów), a aktywa zwiększa się zapisem po stronie Dt (Wn). Dlatego w tej operacji pojawia się zapis: Dt konta Materiały.
Drugą stroną zapisu jest konto rozliczeniowe, często stosowane jako konto przejściowe w ewidencji zakupu materiałów. Ma ono za zadanie "zebrać" wartość zakupu do momentu, gdy zostanie ona rozliczona (np. przez przyjęcie do magazynu albo ujęcie kosztów zakupu zgodnie z przyjętymi zasadami). Przy księgowaniu PZ, gdy materiały trafiają już na konto zapasów, odpowiednia część rozliczenia zakupu jest zmniejszana, co ujmuje się zapisem po stronie Ct (Ma): Ct konta Rozliczenie zakupu materiałów.
Dlaczego pozostałe warianty są nieprawidłowe?
- Wariant z odwróceniem stron ("Dt Rozliczenie zakupu…, Ct Materiały") błędnie pokazuje, że zapas materiałów maleje (Ct), co jest sprzeczne z treścią PZ (przyjęcie zwiększa stan).
- Warianty z kontem "Rozrachunki z dostawcami" dotyczą ujęcia zobowiązania wobec dostawcy. W typowym układzie zobowiązanie powstaje na podstawie faktury (lub innego dowodu księgowego dokumentującego należność dostawcy), a nie na etapie samego przyjęcia do magazynu. Dlatego w operacji opisanej jako PZ właściwsze jest rozliczenie przez konto rozliczenia zakupu, a nie przez rozrachunki.
Wskazówka egzaminacyjna: zawsze rozdzielaj w myślach etap "materiał jest już w magazynie" (PZ) od etapu "mamy dokument rozliczeniowy od dostawcy" (faktura). To pomaga dobrać właściwe konta i strony Dt/Ct.
