Dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) opisuje fizyczne przyjęcie towaru do magazynu. Taka operacja powoduje wzrost zapasów, czyli wzrost aktywów przedsiębiorstwa. W systemie podwójnego zapisu wzrost aktywów ujmuje się po stronie Winien (Dt), dlatego właściwe jest ujęcie na koncie "Towary".
Jednocześnie przy samym PZ zwykle nie księguje się jeszcze zobowiązania wobec dostawcy, jeśli faktura nie została otrzymana lub jeśli w firmie rozdziela się w czasie: dostawę (PZ) i dokument finansowy (fakturę). Do tego służy konto przejściowe "Rozliczenie zakupu", które pozwala ewidencjonować zakup "w toku" oraz później skontrolować zgodność dostawy z fakturą. Dlatego po stronie Ma (Ct) pojawia się "Rozliczenie zakupu".
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- "Dt Rozliczenie zakupu, Ct Towary" odwraca sens operacji: zapis po stronie Ct na "Towary" oznaczałby zmniejszenie stanu magazynowego, a PZ dotyczy przyjęcia, więc zwiększenia.
- "Dt Rozliczenie zakupu, Ct Rozrachunki z dostawcami" pasuje do etapu, gdy rozlicza się fakturę i przenosi wartość na zobowiązania, ale nie zwiększa zapasów, więc nie opisuje operacji przyjęcia towaru na PZ.
- "Dt Rozrachunki z dostawcami, Ct Rozliczenie zakupu" jest nielogiczne dla zakupu: obciążałoby rozrachunki (jakby zmniejszało zobowiązanie) i jednocześnie zmniejszałoby rozliczenie zakupu, co nie odpowiada ani przyjęciu, ani ujęciu faktury.
W praktyce w firmie handlowej PZ tworzy podstawę do wprowadzenia towaru na stan, a po otrzymaniu faktury wykonuje się zapis rozliczający konto przejściowe z kontem rozrachunków. Taki podział pomaga wykrywać różnice między dostawą a fakturą.
