W opisie teczki aktowej (jednostki archiwalnej) podaje się daty skrajne, czyli zakres czasu, którego dotyczą dokumenty znajdujące się w teczce. Poziom szczegółowości tych dat (rok, miesiąc, dzień) dobiera się do charakteru akt oraz do tego, jak są one wytwarzane i jak będą wyszukiwane.
Odpowiedź "protokołów posiedzeń ciał kolegialnych" jest trafna, ponieważ protokoły mają z reguły dokładną datę posiedzenia (konkretny dzień, czasem dający się sensownie ująć miesiącem), a użytkownik bardzo często szuka protokołu "z danego dnia". Dlatego w praktyce opisowej uzasadnione jest podanie dat skrajnych w formie dziennej lub miesięcznej.
Pozostałe odpowiedzi są mniej właściwe w tym kontekście, bo wskazują typy dokumentacji, które częściej mają cykl roczny albo są porządkowane w ujęciu rocznym:
- "sprawozdań rocznych" – już sama konstrukcja dokumentów sugeruje, że typowym i wystarczającym poziomem datowania jest rok (np. zakres roku sprawozdawczego), bez potrzeby schodzenia do dni lub miesięcy.
- "materiałów roboczych do rocznych planów działalności" – to dokumentacja pomocnicza, zwykle grupowana według okresu planowania; z punktu widzenia opisu teczki najczęściej kluczowy jest rok, a nie konkretne daty dzienne.
- "korespondencji dotyczącej współpracy międzyresortowej" – korespondencja bywa rozproszona w czasie, ale w opisie teczki najważniejszy jest spójny zakres, a niekoniecznie drobiazgowe datowanie; ponadto może obejmować długi przedział, gdzie dzienne daty skrajne nie zawsze wnoszą wartość informacyjną.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o daty skrajne zastanów się, czy dokumenty są powiązane z konkretnymi wydarzeniami w określonych dniach (np. posiedzenia) czy raczej z okresem rozliczeniowym (np. rok). To zwykle podpowiada wymagany poziom szczegółowości dat.
