Zapytanie ofertowe jest elementem komunikacji handlowej, w którym potencjalny klient prosi sprzedawcę o przedstawienie propozycji współpracy. Prawidłową reakcją jest przygotowanie i wysłanie oferty sprzedaży, czyli dokumentu (lub wiadomości) zawierającego warunki, na jakich sprzedawca może zrealizować sprzedaż.
W praktyce oferta powinna obejmować kluczowe elementy, takie jak: opis towaru/usługi, cena, rabaty, warunki płatności, termin realizacji, sposób dostawy/odbioru oraz okres ważności oferty. Dopiero po zaakceptowaniu oferty przez klienta może pojawić się kolejny etap, np. złożenie zamówienia i realizacja dostawy/usługi.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Faktura VAT jest dokumentem sprzedaży wystawianym zasadniczo w związku z dokonaniem sprzedaży (po spełnieniu warunków transakcji). Zapytanie ofertowe nie jest jeszcze sprzedażą.
- Faktura proforma ma charakter informacyjny i bywa stosowana przed płatnością, ale nadal dotyczy zwykle etapu, gdy strony są już blisko transakcji (np. po ustaleniach). Nie jest standardową odpowiedzią na samo zapytanie ofertowe.
- Zamówienie składa klient (nabywca) u sprzedawcy. Otrzymanie zapytania nie oznacza, że klient złożył zamówienie, więc przygotowanie i wysłanie zamówienia w odpowiedzi byłoby nieadekwatne.
Wskazówka egzaminacyjna: najpierw ustal, na jakim etapie jest proces sprzedaży. Zapytanie → oferta → zamówienie → realizacja → dokument sprzedaży. To pomaga szybko wykluczyć faktury na etapie zapytania.
