W archiwistyce zakładowej stosuje się różne oznaczenia, które łatwo pomylić, bo wszystkie "wyglądają jak kody". Kluczowe jest jednak to, czego dotyczą: sprawy w toku w kancelarii czy już wydzielonej jednostki (teczki) przechowywanej i ewidencjonowanej w archiwum.
Odpowiedź "sygnatura archiwalna" pasuje do treści pytania, ponieważ opisano oznaczenie nanoszone na teczkę, które tworzy się na podstawie numeru spisu zdawczo-odbiorczego oraz numeru porządkowego tej teczki na spisie. Taki sposób budowy wskazuje na identyfikator jednostki w ewidencji przekazania i przechowywania, czyli sygnaturę.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują?
- "znak sprawy" dotyczy oznaczania pojedynczej sprawy w kancelarii (rejestracji i prowadzenia akt sprawy), a nie numeracji teczki wynikającej ze spisu zdawczo-odbiorczego. Mechanizm tworzenia jest inny: znak sprawy wiąże się z klasyfikacją spraw i rejestrem, nie z pozycją na spisie przekazania.
- "symbol klasyfikacyjny" to element wykazu akt używany do klasyfikowania dokumentacji według rzeczowego układu. Sam symbol nie jest równoważny oznaczeniu złożonemu z numeru spisu i kolejnej pozycji teczki na tym spisie.
- "symbol kwalifikacyjny" odnosi się do kwalifikacji archiwalnej (np. wskazania kategorii przechowywania), a nie do identyfikatora ewidencyjnego teczki wynikającego z numeru spisu i liczby porządkowej.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawia się spis zdawczo-odbiorczy i liczba porządkowa na spisie, zwykle chodzi o ewidencję przekazania i identyfikację jednostki w archiwum, czyli o sygnaturę.
