W procesie zaopatrzenia (zakupów) jednym z pierwszych kroków jest rozeznanie rynku: ustalenie, jacy dostawcy są dostępni oraz jakie mają ceny i warunki świadczenia usług. Dokumentem używanym do tego celu jest zapytanie ofertowe – pismo (lub e-mail) wysyłane do potencjalnego dostawcy z prośbą o przedstawienie warunków, w tym zakresu usług i cen.
Odpowiedź "zapytanie ofertowe." jest poprawna, ponieważ dokładnie opisuje sytuację z pytania: nadawca chce dopiero zebrać informacje i porównać propozycje różnych dostawców, zanim podejmie decyzję zakupową.
Pozostałe odpowiedzi nie pasują do opisu:
- "oferta." – to propozycja warunków sprzedaży/usługi składana przez dostawcę (najczęściej w odpowiedzi na zapytanie). W pytaniu mowa o piśmie wysyłanym do dostawcy, aby uzyskać dane, więc to etap wcześniejszy.
- "kontroferta." – pojawia się zwykle w negocjacjach, gdy jedna strona odpowiada na ofertę i proponuje inne warunki (np. inną cenę, termin, zakres). Nie jest typowym dokumentem do wstępnego rozeznania rynku.
- "list intencyjny." – służy do wyrażenia woli podjęcia współpracy lub prowadzenia rozmów, często przy większych projektach. Nie jest narzędziem do standardowego pozyskiwania cenników i szczegółów usług od wielu potencjalnych dostawców.
W praktyce logistycznej zapytanie ofertowe pomaga porównać dostawców w ujednolicony sposób (zakres usługi, cena, terminy, warunki dostawy, dodatkowe opłaty), co ułatwia wybór najlepszej opcji dla magazynu.
