Podczas inwentaryzacji mogą ujawnić się różnice inwentaryzacyjne, czyli niedobory lub nadwyżki zapasów w porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji. Samo stwierdzenie niedoboru to nie wszystko: kluczowe jest ustalenie przyczyny i decyzja, czy niedobór jest zawiniony (np. błąd pracownika, kradzież możliwa do przypisania) czy niezawiniony/losowy (np. zdarzenie przypadkowe, którego nie dało się racjonalnie zapobiec).
Jeżeli niedobór został rozliczony jako wynikający z przyczyn losowych, to jego skutek ekonomiczny jest stratą jednostki. W ewidencji stosuje się wtedy logikę:
- Wn – konto kosztowe/strat, bo niedobór zmniejsza wynik finansowy,
- Ma – konto "Rozliczenie niedoborów i szkód", które służy do zebrania i rozliczenia ujawnionych różnic.
Stąd poprawny zapis: Wn "Straty nadzwyczajne", Ma "Rozliczenie niedoborów i szkód". Pokazuje on jednocześnie dwa skutki: (1) ujęcie straty w rachunku wyników oraz (2) zamknięcie/rozliczenie konta technicznego, na którym ewidencjonowano niedobór do czasu wyjaśnienia.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- "Wn Koszty sprzedaży, Ma Straty nadzwyczajne." To zapis wewnątrz dwóch kont wynikowych (i dodatkowo odwrócony sens), nie rozlicza konta różnic inwentaryzacyjnych. Nie pokazuje prawidłowego przeciwstawienia kosztu do konta rozliczeniowego.
- "Wn Wyroby gotowe, Ma Straty nadzwyczajne." Zwiększa zapasy wyrobów gotowych, co jest sprzeczne z istotą niedoboru. Niedobór oznacza brak składnika majątku, a nie jego przyrost.
- "Wn Pozostałe koszty operacyjne, Ma Rozliczenie niedoborów i szkód." Taki zapis bywa stosowany przy określonych rodzajach strat, ale w treści zadania wskazano wprost rozliczenie jako "przyczyny losowe" i w odpowiedziach poprawną klasyfikację przewidziano jako "straty nadzwyczajne". Na egzaminie należy trzymać się wskazanej kategorii kosztów/strat.
Wskazówka egzaminacyjna: zawsze najpierw identyfikuj, czy pytanie mówi o przyczynie (losowa/zawiniona) i czy niedobór został już rozliczony. "Rozliczono niedobór" sugeruje, że konto rozliczeniowe ma być zamknięte zapisem po stronie Ma.
