Podczas inwentaryzacji porównuje się stan faktyczny z ewidencją. Jeśli fizycznie jest więcej towaru niż wynika z dokumentacji, powstaje nadwyżka inwentaryzacyjna. W takiej sytuacji właściwym postępowaniem jest powiadomienie kierownictwa (lub osoby odpowiedzialnej za inwentaryzację) i przekazanie informacji do wyjaśnienia oraz udokumentowania rozbieżności.
Dlaczego to jest poprawne? Nadwyżka może wynikać np. z pomyłek w przyjęciu lub wydaniu, błędnej klasyfikacji towaru, niezaksięgowanych zwrotów, omyłek w jednostkach miary lub nieprawidłowego przypisania indeksu. Zgłoszenie umożliwia sprawdzenie źródła rozbieżności, korektę zapisów zgodnie z procedurą i zachowanie wiarygodności stanów magazynowych.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- "Zmienić dane w dokumentacji, aby pasowały do rzeczywistości" – to działanie poza procedurą, ryzyko fałszowania zapisów i utraty śladu przyczyny różnicy. Dokumentację koryguje się dopiero po wyjaśnieniu i zatwierdzeniu.
- "Sprzedać nadwyżkę towaru bez informowania kierownictwa" – sprzedaż towaru, którego status ewidencyjny nie został wyjaśniony, może pogłębić błąd, powodować problemy rozliczeniowe i rodzić podejrzenie nadużycia.
- "Zignorować różnicę i kontynuować inwentaryzację" – ignorowanie rozbieżności podważa sens inwentaryzacji i może utrwalić nieprawidłowe stany w systemie.
W praktyce zawodowej technika handlowca poprawna reakcja to: zgłosić rozbieżność, zabezpieczyć informację (np. opis różnicy) i postępować zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną oraz poleceniami przełożonych.
